Delo na daljavo je bilo za nekatere od nas sanje, za druge pa popoln izziv. To je trenutna realnost za večino ljudi, ki razmišljajo o spremembi kariere ali o podjetjih, ki so šla iz pisarne v domačo pisarno, to je natanko tisto, kar nas zaradi trenutne pandemije že mesece prisili k razmišljanju. Čeprav ni vsako podjetje primerno za to delovno metodo, obstaja nešteto podjetij, ki se selijo iz svojih lokalnih pisarn na več platform, da bi poiskala alternative, da bi se izognila uničujoči situaciji zanje in njihove zaposlene.
Kot zaposleni je izziv nov urnik, nov prostor v domači pisarni, sposobnost upravljanja s količino informacij in nalog, ki so vam bile dodeljene v pisarni, ohranjanje stika z ekipo, sodelavci, nadzorniki, menedžerji ali strankami, večja poraba čas doma in delo z vsakodnevnimi obveznostmi. Z vidika poslovnega menedžerja ni nič bolj preprosto, ni vam treba le paziti na prodajo izdelka ali storitve, ampak morate tudi ostati v stiku z osebjem, jih obveščati, posodabljati spletno mesto in sodelovati z potencialne stranke in vse to dogajanje iz domače pisarne, ki ste jo ustvarili, da bi čim bolje obvladali to situacijo.
Kot vodja vašega podjetja mora biti podpora vaši ekipi bistvenega pomena, vedno jim dajte občutek, da ste tam, da jih obveščate, in če potrebujejo vaše vodstvo, je to najboljši način, da jih motivirate v situaciji, ko jih večina morda se sprva počutite nekoliko neprijetno, igrate pomembno vlogo pri spodbujanju dobre energije v ekipi in ohranjanju razvoja vašega podjetja.
Zdaj, ko so mnogi že uspešno poskusili delati na daljavo, če nameravate to strategijo dela na daljavo uporabiti v svojem podjetju, je pomembno, da razumete tudi izzive, s katerimi se lahko sooči vaše osebje, to je nekaj najpogostejših situacij, ki predstavljajo izziv za delavce:
– Timska interakcija. Ko ste navajeni vsak dan deliti s svojo ekipo, se lahko zaradi pomanjkanja interakcije počutite nepovezani.
– Na dostop do informacij vsekakor vpliva pomanjkanje komunikacije v realnem času v pisarni, včasih ni vsak zaposleni vešč računalništva in tehnologija sama po sebi predstavlja izziv.
– Občutek izoliranosti ali osamljenosti je pogost zaradi pomanjkanja vsakodnevne interakcije v pisarni, večina zaposlenih opravlja naloge, pri katerih komunicirajo z drugimi, zaradi česar je delo na daljavo nekoliko stresno.
– Domače motnje so lahko pogoste, ker bodo vedno v skušnjavi, da bi svojo pozornost usmerili na svoje otroke, televizijo, hišne ljubljenčke, kar bi seveda vplivalo na njihovo produktivnost.
– Preobremenjenost kot posledica nezdrave organizacije urnika, saj lahko zaposleni včasih dela več ur, kot je bilo pričakovano, ker se osredotoča na nalogo in pozabi na odmore.
Čeprav se vse skupaj sliši preveč zahtevno, bi bilo lahko delo na daljavo enako produktivno kot delo v pisarni, če vemo, kako najti ustrezne vire za zagotavljanje najboljše učinkovitosti iz domače pisarne, naslednji nasveti pa vam lahko pomagajo olajšati postopek:
Ko je povezava ključna, je komunikacija vse na delu.
Kot smo že omenili, igra komunikacija pomembno vlogo, ko gre za produktivnost naših zaposlenih in je neposredno povezana z našim poslovnim uspehom, zato je pri delu na daljavo nujno najti pravo platformo za komunikacijo s svojo ekipo.
Obstaja veliko odličnih platform, ki bi ponujale aplikacije za klepet, upravljanje opravil ali orodja za videokonference, vse je odvisno od vaših zahtev in potreb, poskrbite, da boste svoji ekipi povedali, da poslovnih računov ne smete mešati z osebnimi računi in seveda Da bi se izognili tesnobi zaposlenih glede te nove tehnologije, je pomembno, da zagotovite ustrezno usposabljanje na podlagi platforme, ki jo izberete. Te platforme so: Google Hangouts, Slack, Trello, Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom, Skype, če jih omenimo samo nekatere.
Zdaj, ko ste izbrali pravo platformo, se morda sprašujete »Kako naj spremljam svojo ekipo?«, ne glede na dejstvo, da vsi delate na daljavo, ideja izboljšanja komunikacije ni samo pošiljanje sporočil ali e-pošte s smernicami za določeno nalogo, bi morali biti sposobni prisluhniti svojim zaposlenim, pa tudi spremljati, kako se počutijo in izmenjati ideje prek konferenc ali razprav na vaši izbrani platformi, ki bi vodile k večji in boljši produktivnosti.
Nekateri strokovnjaki bi rekli, da bi te sestanke lahko načrtovali tedensko, saj bodo pomagali ekipi, da se bo počutila v svoji pisarniški rutini, ti sestanki bodo poustvarili vsakodnevno dinamiko, vašim zaposlenim pa zagotovili motivacijo, ki jo potrebujejo, in izboljšali njihovo upravljanje s časom.
Ker boste kot vsak dober vodja odgovorni za posel in osebje, boste verjetno želeli svojo ekipo vključiti v odločitve, ki jih sprejemate. Pomembno je, da od svojih zaposlenih pridobite povratne informacije in jim daste možnost, da so odgovorni za projekte in delijo ideje za spodbujanje alternativ pri prihodnjih nalogah. Zaposleni kot vir neskončne ustvarjalnosti so vaši najboljši zavezniki pri dajanju drugačne usmeritve, drugačen pristop k vašemu poslovnemu načrtu, tako daleč od ignoriranja njihovih mnenj, vredno jih je poslušati in jih po potrebi podpreti, to je dober način za spodbujanje karierne rasti v podjetju.
Kot del vašega poslovnega načrta je zelo pomemben vidik, ki bi verjetno privabil vaše zaposlene, da se pridružijo podjetju, ne glede na to, ali je vaše delo na daljavo začasno ali ustaljeno, saj ima lahko vsako podjetje, vaše, kulturo, ki jo morate ohraniti, opredelite svoje vrednote in obvestite svoje osebje o tem, to bi lahko bila tudi ena od tem ene od tedenskih konferenc z njimi, prosite za nove zamisli za izboljšanje vaše kulture ali preprosto razpravljajte o svojih temeljnih vrednotah, to bi zaposlenim pomagalo ustvariti občutek pripadnosti podjetju.
Dobro je znano, da čeprav ekipa dela na daljavo, bi bil skupni cilj produktivnost, a kot je bilo že omenjeno, bi gradnja močne povezave, izgradnja zaupanja, motivacije in ustvarjanje prostora za dosledno komunikacijo pomagali vsem nam v procesu doseganje našega skupnega cilja.
Pomembno je vedeti, da je druženje del človeške narave, kar pomeni, da bi organiziranje družabnih dogodkov zagotovo motiviralo našo ekipo, nekaj odmorov čez dan bi bilo zdravo, da bi se izognili tveganju preobremenjenosti. Morda se sprašujete, kako organizirati družabni dogodek, ko trenutne razmere niso primerne, no, v tem primeru bi bila platforma, izbrana za delovne konference, idealna za jutranji odmor za kavo ali veselo uro v petek, timske igre in kar izhaja iz ustvarjalnosti vaše ekipe, je morda dobra ideja za promocijo tega pomembnega družbenega časa.
Ko spoznate, kako pomembno je skrbeti za svoje zaposlene, ko ekipa dela na daljavo, verjetno razumete, da niso vsi pogovori povezani s poslom, to je dobra priložnost za vas, da zgradite drugačno vrsto povezave s svojim osebjem. Da bi jih bolje spoznali, bi morali tudi oni bolje spoznati vas, zato prekinite to oviro nedotakljivega šefa in opravljajte svojo vlogo vodje tako, da jim pokažete, da vam je mar za njih, tukaj so besede motivacije in spodbude, ki delujejo odlično.
Zaposleni imajo vedno razlog »zakaj«: ostati v podjetju, v katerem delajo, pa naj gre za učenje novih veščin, delo na področju, ki ga ljubijo, dobro organizacijsko okolje ali samo zato, ker so dobro plačani. Skozi leta, ko ostajajo v podjetju, trdo delajo za doseganje osebnih in poklicnih ciljev, njihov talent, izkušnje in čas bi lahko opazili in ovrednotili še kje drugje, če jih za njihov trud ne bi nagradili, zato je včasih je potrebno, da izrazite svojo hvaležnost z darilnimi karticami, bonusi, popusti in številnimi drugimi strategijami, ki bodo okrepile predanost in izboljšale vašo produktivnost.
Nobenega dvoma ni, da se je večina industrij zaradi trenutnih razmer poskušala preseliti iz pisarne v domačo pisarno in tudi ko temu ni bilo tako, se tisti, ki se odločijo za delo na daljavo, soočajo s številnimi izzivi. Od občutka izoliranosti, raztresenosti, nelagodja, navajanja na povsem novo dinamiko delovnega vsakdana, do navajanja na nove tehnologije, aplikacije, platforme in celo programsko opremo podjetja, ki bi jim omogočila aktivno sodelovanje in gradnjo produktivnosti podjetja. Ker se vsi navadimo na to novo delovno metodo in se vsak dan učimo o njej, je treba upoštevati tehnične in socialne vidike, ko gre za spodbujanje motivacije, zavzetosti, predanosti in dobrih rezultatov kot vodje ekipe, v tem primeru vi bi bil odgovoren za vašo ekipo in se mora naučiti, kako učinkovito upravljati vse vidike vašega podjetja, vključno s tem, kako dobro spremljate in nagrajujete svojo ekipo za dobro delo.