Rad na daljinu bio je san za neke od nas, a potpuni izazov za druge. To je trenutna stvarnost za većinu ljudi koji razmišljaju o promjeni karijere ili poslovima koji su išli iz ureda u kućni ured, to je upravo ono što nas trenutačna situacija s pandemijom tjera da razmišljamo već mjesecima. Iako nije svaka tvrtka prikladna za ovu metodu rada, postoje bezbrojne tvrtke koje migriraju iz svojih lokalnih ureda na nekoliko platformi kako bi pronašle alternative kako bi izbjegle ono što bi za njih i njihove zaposlenike predstavljalo razornu situaciju.
Kao zaposleniku, izazov dolazi kao novi raspored, novi prostor u kućnom uredu, mogućnost upravljanja količinom informacija i zadataka koje ste dobili u uredu, održavanje kontakta s timom, suradnicima, nadređenima, menadžerima ili kupcima, trošenje više vrijeme provedeno kod kuće radeći na dnevnim obavezama. Iz perspektive poslovnog menadžera nije ništa jednostavnije, ne morate samo paziti na prodaju proizvoda ili usluge, već morate i biti u kontaktu s osobljem, informirati ih, ažurirati web stranicu i surađivati s potencijalne kupce i sve ovo što se događa iz kućnog ureda koji ste stvorili da upravljate ovom situacijom najbolje što možete.
Kao vođi vašeg poslovanja, podrška vašem timu mora biti ključna, uvijek im dajte osjećaj da ste tu da ih informirate i u slučaju da trebaju vaše vodstvo, ovo je najbolji način da ih motivirate, u situaciji u kojoj većina njih može osjećate se malo nelagodno u početku, igrate važnu ulogu u promicanju dobre energije u timu i održavanju vašeg poslovanja u razvoju.
Dakle, sada kada su mnogi već uspješno pokušali raditi na daljinu, ako planirate primijeniti ovu strategiju rada na daljinu u svom poslovanju, važno je da također razumijete izazove s kojima se vaše osoblje može suočiti, ovo su neke od najčešćih situacija koje predstavljaju izazov za radnike:
– Timska interakcija. Kada ste navikli svakodnevno dijeliti sa svojim timom, zbog nedostatka interakcije mogli biste se osjećati nepovezano.
– Na pristup informacijama definitivno utječe nedostatak komunikacije u stvarnom vremenu u uredu, ponekad nisu svi zaposlenici potkovani računalom, a tehnologija sama po sebi predstavlja izazov.
– Osjećaj izoliranosti ili usamljenosti uobičajen je kao rezultat ili nedostatak svakodnevne interakcije u uredu, većina zaposlenika obavlja zadatke u kojima su u interakciji s drugima, što rad na daljinu čini pomalo stresnim.
– Ometanja kod kuće mogu biti uobičajena jer će uvijek biti u iskušenju usmjeriti svoju pozornost na svoju djecu, TV, kućne ljubimce i to bi naravno utjecalo na njihovu produktivnost.
– Preopterećenost kao rezultat nezdrave organizacije rasporeda, jer bi zaposlenik ponekad mogao raditi više sati od očekivanog jer se usredotočio na zadatak i zaboravio uzeti pauze.
Iako sve zvuči previše izazovno, rad na daljinu mogao bi biti jednako produktivan kao rad u uredu ako znamo kako pronaći odgovarajuće resurse za pružanje najboljeg učinka iz našeg kućnog ureda, a sljedeći savjeti mogu vam pomoći da olakšate proces:
Kada je veza ključna, komunikacija je sve na poslu.
Kao što smo već spomenuli, komunikacija igra važnu ulogu kada je u pitanju produktivnost naših zaposlenika i izravno je povezana s našim poslovnim uspjehom, stoga je kada radite na daljinu ključno pronaći pravu platformu za komunikaciju sa svojim timom.
Postoji mnogo izvrsnih platformi koje bi ponudile aplikacije za chat, upravljanje zadacima ili alate za videokonferencije, sve ovisi o vašim zahtjevima i potrebama, svakako obavijestite svoj tim da se poslovni računi ne smiju miješati s osobnim računima i, naravno, Izbjegnite zabrinutost zaposlenika u vezi s ovom novom tehnologijom, važno je osigurati odgovarajuću obuku na temelju platforme koju odaberete. Te platforme su: Google Hangouts, Slack, Trello, Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom, Skype da spomenemo samo neke od njih.
Sada kada ste odabrali pravu platformu, možda se pitate "Kako da pratim svoj tim?", Bez obzira na to što svi radite na daljinu, ideja poboljšanja komunikacije nije samo slanje poruka ili e-pošte sa smjernicama za specifičan zadatak, trebali biste moći slušati svoje zaposlenike kao i pratiti kako se osjećaju te razmjenjivati ideje kroz konferencije ili rasprave na odabranoj platformi što bi dovelo do veće i bolje produktivnosti.
Neki bi stručnjaci rekli da bi se ovi sastanci mogli zakazivati na tjednoj bazi, jer će pomoći timu da se osjeća u svojoj uredskoj rutini, svakodnevna dinamika bi se rekreirala ovim sastancima, pružajući vašim zaposlenicima potrebnu motivaciju i poboljšavajući njihovo upravljanje vremenom.
Budući da ćete vi biti zaduženi za posao i osoblje, kao svaki dobar vođa, vjerojatno ćete željeti uključiti svoj tim u odluke koje donosite. Važno je dobiti povratnu informaciju od svojih zaposlenika, kao i dati im priliku da budu zaduženi za projekte i dijele ideje za promicanje alternativa u budućim zadacima, zaposlenici kao izvor beskrajne kreativnosti vaši su najbolji saveznici u davanju drugačijeg smjera, drugačiji pristup vašem poslovnom planu, daleko od ignoriranja njihovih mišljenja, vrijedno je saslušati ih i podržati ako je potrebno, ovo je dobar način za promicanje rasta karijere u tvrtki.
Kao dio vašeg poslovnog plana, postoji vrlo važan aspekt koji bi vjerojatno privukao vaše zaposlenike da se pridruže tvrtki, bez obzira je li vaš rad na daljinu privremen ili već uspostavljen, jer svaka tvrtka, vaša može imati kulturu koju morate zadržati, definirajte svoje vrijednosti i obavijestite svoje osoblje o tome, ovo bi također mogla biti jedna od tema jedne od tjednih konferencija s njima, zatražite nove ideje za poboljšanje vaše kulture ili jednostavno razgovarajte o svojim temeljnim vrijednostima, to bi pomoglo zaposlenicima da stvore osjećaj pripadnosti tvrtki.
Poznato je da iako tim radi na daljinu, zajednički cilj bi bila produktivnost, ali kao što je prethodno spomenuto, izgradnja jake veze, izgradnja povjerenja, motivacije i stvaranje prostora za dosljednu komunikaciju svima bi nam pomoglo u procesu postizanje našeg zajedničkog cilja.
Važno je zapamtiti da je druženje dio ljudske prirode, što znači da bi organiziranje društvenih događaja svakako motiviralo naš tim, pauze tijekom dana bile bi zdrave kako bismo izbjegli rizik od preopterećenja. Možda se pitate kako organizirati društveni događaj kada trenutni uvjeti nisu prikladni, pa, u ovom slučaju, platforma odabrana za radne konferencije bila bi idealna za jutarnju pauzu za kavu ili happy hour petkom, timske igre i ono što proizlazi iz kreativnosti vašeg tima možda je dobra ideja za promicanje ovog važnog društvenog vremena.
Kada shvatite koliko je važno brinuti se o svojim zaposlenicima kada tim radi na daljinu, vjerojatno razumijete da ne moraju svi razgovori biti povezani s poslom, ovo je dobra prilika za vas da izgradite drugačiju vrstu veze sa svojim osobljem. Da biste ih bolje upoznali, i oni bi trebali bolje upoznati vas, stoga razbijte tu barijeru nedodirljivog šefa i izvršite svoju ulogu vođe pokazujući im da vam je stalo do njih, ovdje riječi motivacije i ohrabrenja savršeno funkcioniraju.
Zaposlenici uvijek imaju razlog “zašto”: ostati u tvrtki u kojoj rade, bilo da se radi o učenju novih vještina, radu na području koje vole, dobrom organizacijskom okruženju ili samo zato što su dobro plaćeni. Tijekom godina koje borave u tvrtki, marljivo rade na ostvarenju osobnih i profesionalnih ciljeva, njihov talent, iskustvo i vrijeme mogli bi biti primijećeni i vrednovani negdje drugdje ako ih ne nagradite za njihov trud, zato je ponekad je potrebno da izrazite svoju zahvalnost darovnim karticama, bonusima, popustima i mnogim drugim strategijama koje će izgraditi predanost i poboljšati vašu produktivnost.
Nema sumnje da je većina industrija pokušala migrirati iz ureda u kućni ured zbog trenutne situacije, a čak i kada to nije bio slučaj, oni koji odluče raditi na daljinu suočavaju se s nekoliko izazova. Od osjećaja izoliranosti, rastresenosti, nelagode, navikavanja na potpuno novu dinamiku radne svakodnevice, do navikavanja na nove tehnologije, aplikacije, platforme pa čak i softver tvrtke koji bi im omogućio aktivno sudjelovanje i izgradnju produktivnosti tvrtke. Kako se svi navikavamo na ovu novu metodu rada i svakodnevno učimo o njoj, postoje tehnički i društveni aspekti koje treba imati na umu kada je u pitanju promicanje motivacije, angažmana, predanosti i dobrih rezultata kao vođa tima, u ovom slučaju, vi bio bi zadužen za vaš tim i mora naučiti kako učinkovito upravljati svim aspektima vašeg poslovanja, uključujući koliko dobro nadgledate i nagrađujete svoj tim za njihov dobar rad.