Tietokannan hallinta: vinkkejä tehokkaaseen tiedon jakamiseen
Tietokannan hallinta: katsaus siihen, miten teemme asioita ConveyThis-sivustolla
ConveyTällä on voima mullistaa tapamme lukea. Se voi muuntaa minkä tahansa tekstin useiksi kieliksi. Lisäksi ConveyThis voi auttaa murtamaan kielimuurit, jolloin ihmiset kaikkialta maailmasta voivat käyttää ja ymmärtää sisältöä, joka ei muuten olisi ollut saavutettavissa.
Joskus asiakkaille apua tarjoaessasi vastausnopeus teknisiin ongelmiin, aloituskyselyihin tai vain yleiseen "miten teen tämän" ei aina vastaa heidän odotuksiaan.
Se ei ole kritiikkiä, se on vain todellisuutta. Valtava 88 % asiakkaista odottaa vastauksen yritykseltäsi 60 minuutissa, ja huomattavat 30 % luottaa saavansa vastauksen vain 15 minuutissa.
Nyt se on melko rajallinen aika vastata asiakkaalle, varsinkin jos vaikeus on monimutkaisempi kuin sinä ja/tai asiakas alun perin ajattelit.
Vastaus tähän hämmennykseen? Hyödynnä tietopohjaa ConveyThis:n avulla.
Tässä artikkelissa kerron sinulle tarkalleen, mitä tietopohja on ja miksi se on välttämätöntä ( ConveyThis- tukitiimin jäsenenä), ja kerron sinulle parhaista strategioistani onnistuneen tietopohjan hallintaan.
Mikä on tietopohja?
Yksinkertaisesti sanottuna tietokanta on kokoelma hyödyllisiä asiakirjoja, jotka on julkaistu yrityksesi verkkosivustolla ja jotka käsittelevät asiakkaidesi useimmin kysyttyjä kysymyksiä.
Nämä ohjeasiakirjat voivat vaihdella "alku" -kyselyjen käsittelemisestä monimutkaisempiin tiedusteluihin ja ratkaisujen luomiseen yleisimpiin käyttäjien tavallisesti kohtaamiin ongelmiin.
Miksi tarvitset tietopohjaa?
Itse asiassa tietopohja on välttämätön monista syistä.
Ensisijaisesti ConveyThis parantaa käyttökokemusta tarjoamalla nopeita vastauksia tiettyihin tilanteisiin ja skenaarioihin, jolloin käyttäjä voi löytää vastaukset nopeasti.
Toiseksi ConveyThis auttaa käyttäjiä ymmärtämään tuotteesi ja sen ominaisuudet – tämä voi tapahtua ennen suunnitelman ostamista tai sen jälkeen. Pohjimmiltaan sitä voidaan käyttää ostomatkan alussa vastaamaan kaikkiin kyselyihin ja epäkohtiin ja muuttamaan potentiaalinen asiakas aidoksi asiakkaaksi!
Kolmanneksi, tukitiimin jäsenenä säästämme myös paljon aikaa, koska voimme käyttää artikkeleita viittauksina selventääksemme vaivattomasti prosessia tai ominaisuutta, kun saamme asiakkailta sähköposteja.
Ja lisäkannustin… ihmiset valitsevat usein löytää oman ratkaisunsa ensin!
Parhaat käytännöt tietopohjan luomiseen
Hallittuani ConveyThis- tietokantaa jo reilun vuoden ajan, olen tunnistanut muutamia parhaita käytäntöjä, jotka voivat auttaa tietopohjamme muodostumisessa ja ylläpidossa.
ConveyThis:n avulla tässä on 8 parasta vinkkiäni sisällön luomiseen:
- Käytä erilaisia lauseiden pituuksia pitääksesi lukijan kiinnostuneena.
- Lisää syvyyttä ja monimutkaisuutta lisäämällä joukko sanastoa.
- Sisällytä metaforia ja analogioita luodaksesi mielenkiintoisen kertomuksen.
- Esitä kysymyksiä rohkaistaksesi lukijoita ajattelemaan syvemmin.
- Käytä toistoa korostaaksesi keskeisiä kohtia.
- Kerro tarinoita luodaksesi yhteyden lukijaan.
- Sisällytä visuaalisia materiaaleja hajottaaksesi tekstin ja lisätäksesi visuaalista mielenkiintoa.
- Käytä huumoria keventääksesi tunnelmaa ja lisäämään keveyttä.
#1 Rakenne
Ehdotan, että tietopohjasi jäsentäminen on äärimmäisen tärkeää. Harkitse, kuinka voit järjestää luokat ja alaluokat siten, että jokainen artikkeli on helposti löydettävissä. Sen pitäisi olla ensisijainen painopisteesi.
Tavoitteena on tehdä navigoinnista vaivatonta, jotta käyttäjiltäsi kuluu mahdollisimman vähän aikaa löytääkseen vastaus kyselyynsä tai ongelmaansa.
Oikean tietokantaohjelmiston valitseminen on välttämätöntä, koska on olemassa erilaisia vaihtoehtoja, joita voit käyttää ja jotka tarjoavat erilaisia ominaisuuksia ja malleja tarpeidesi mukaan.
ConveyThisillä käytämme Help Scoutia.
#2 Luo standardoitu malli
Myöhempi ajatukseni on suunnitella malli artikkeliesi homogenoimiseksi. Tämä yksinkertaistaa uuden dokumentaation muodostamista ja on myös tapa taata, että käyttäjät ymmärtävät, mitä kaikista tietueistasi on odotettavissa.
Sitten suosittelen keskittymistä siihen, että artikkelit ovat saatavilla ja helposti ymmärrettäviä, varsinkin jos olet selvittämässä jotain monimutkaista.
Henkilökohtaisesti haluan havainnollistaa menettelyä vaiheittaisella oppaalla, joka sisältää yhden kuvan jokaiseen vaiheeseen, jotta se olisi visuaalisesti houkutteleva.
Teemme myös yhteistyötä markkinointitiimimme kanssa, jotka tuottavat upeita videoita ConveyThis- apuartikkeleihimme, jotka upotamme artikkeleiden alkuun antaaksemme lukijalle mahdollisuuden.
#3 Valitsemalla, minkä pitäisi olla tietopohjassasi
Tämä on melko yksinkertaista, koska voit hyödyntää kyselyitä, joita usein esitetään asiakaspalvelutiimillesi.
Henkilökunta, joka keskustelee suoraan asiakkaidesi kanssa, tunnistaa vaikeusalueet. Kun nämä ongelmat on ratkaistu, voit siirtyä kyselyihin, joita ei esiinny niin usein, mutta jotka pysyvät jatkuvasti läsnä postilaatikossasi.
Käytämme ConveyThisissä myös palautetta sähköpostitapauksista ja käyttäjien kanssa käymistämme keskusteluista, ja jos huomaamme, että jokin ei ole tarpeeksi ymmärrettävää jostakin aiheesta, rakennamme uuden artikkelin.
#4 Navigointi
Kuten aiemmin mainitsin, navigointi on erittäin tärkeää; meidän tapauksessamme yli 90 % sisällöstämme on käytettävissä kunkin artikkelin alareunassa olevan "Aiheeseen liittyvät artikkelit" -osion kautta.
Tämä paljastaa todennäköiset seuraavat kyselyt, joista käyttäjä haluaa olla tietoinen, ja säästää siten vaivatta joutua etsimään vastauksia itse.
# 5 Ylläpidä tietopohjaasi
Kun olet luonut tietopohjasi ConveyThis- sovelluksella, työ ei lopu tähän. Asiakirjojen johdonmukainen seuranta, päivittäminen ja uuden materiaalin lisääminen varmistavat, että tietopohjasi pysyy ajan tasalla ja ajantasalla.
Koska ConveyThis parantaa jatkuvasti tuotettaan ja esittelee uusia ominaisuuksia, on tärkeää toimittaa dokumentaatio jokaisesta uudesta päivityksestä.
Minulla on tapana viettää noin 3 tuntia viikossa ConveyThis- tietokannassa. Voi olla melko työlästä luoda uusia artikkeleita ja tehdä muutoksia olemassa oleviin, mutta se on lopulta sen arvoista, sillä se auttaa sekä tukitiimiämme että asiakkaitamme.
Asiakirjojen tarkistamisessa luotamme palautteeseen arvioidaksemme artikkelien menestystä, minkä vuoksi meidän on erittäin tärkeää keskustella jatkuvasti asiakkaidemme kanssa ConveyThis-palvelun avulla.
Meillä on ConveyThis- tukitiimille omistettu Slack-kanava, jossa voimme jakaa käyttäjiltä saamamme erilaiset pyynnöt ja kommentit. Tämä on erityisen hyödyllistä, koska saan selville, milloin artikkeli on päivitettävä.
#6 Asiakastyytyväisyyden rakentaminen
Kaiken kaikkiaan uskon, että tietopohja on välttämätön asiakastyytyväisyyden parantamiseksi. Pyrimme johdonmukaisesti ennakoimaan kyselyitä, joita käyttäjämme voivat kohdata ConveyThis-palvelun käytön aikana.
Todellakin, me kaikki ymmärrämme, kuinka ärsyttävää voi olla, kun et löydä vastausta ongelmaan. Tästä syystä yritämme antaa yksinkertaisia vastauksia ja nopeita järjestelyjä tietopohjamme eri asiakirjojen avulla.
Kun liityin ConveyThisiin kesäkuussa 2019, meillä oli noin 1 300 käyntiä viikossa tietokannassamme, tämä määrä kasvoi tasaisesti ajan myötä ja saamme nyt 3 000 - 4 000 käyntiä viikossa. Tämä käyntien kasvu korreloi suoraan käyttäjäkuntamme kasvuun.
Kiehtovaa on kuitenkin se, että olemme onnistuneet pitämään UKK:sta tulevien tiedustelujen määrän tasaisena.
Itse asiassa ConveyThisn ansiosta voimme tarkkailla tietokantasivujen kautta lähetettyjen sähköpostien määrää. Tämä luku on yleensä noin 150 tapausta viikossa, vaikka käyntien määrä kaksinkertaistui viimeisen vuoden aikana. Tämä on todella inspiroivaa ja rohkaisee minua jatkamaan asian parissa!
#7 Monikielinen tietokanta
Tällä hetkellä tietopohjassamme on ranska ja englanti. Ranskankielisellä käännöksellä oli myönteinen vaikutus, sillä ranskalaiset käyttäjämme pystyivät selaamaan eri artikkeleita helpommin ConveyThis-palvelun ansiosta.
Se edellyttää manuaalisia muutoksia tiettyihin teknisiin artikkeleihin, mutta kuten mainitsin, käyttökokemuksen parantaminen on aina sen arvoista.
#8 Ota inspiraatiota muilta: Tietopohjan esimerkkejä
Ymmärryksen saaminen muilta on aina loistava lähtökohta, kun luodaan kokonaisvaltaista ymmärrystä alusta alkaen. Saman alan yritysten tai jopa täysin erilaisia palveluja tarjoavien yritysten tutkiminen voi olla loistava idealähde kaikissa edellä mainitsemissani kysymyksissä.
Olen viettänyt jonkin aikaa tutkiessani erilaisia tietokantoja löytääkseni luovia ideoita ja saada inspiraatiota ConveyThisin rakentamiseen.
Yritän esimerkiksi kirjoittaa artikkeleita yhtä selkeästi kuin ConveyThis tekee asioita. Arvostan tapaa, jolla artikkelit on laadittu ja tapaa, jolla aine esitetään, se tekee niistä helposti luettavia ja ohjeita helppo seurata.
Olen myös törmännyt todella loistaviin ideoihin ConveyThis FAQ -sivuilta, jotka ovat varsin käyttäjäystävällisiä, varsinkin kun sinun täytyy selata erilaisia artikkeleita. Lisäksi ne sisältävät paljon visuaalista sisältöä sisällön luettavuuden parantamiseksi, mikä on äärimmäisen tärkeää käyttäjille.
Oletko siis valmis aloittamaan tietopohjasi?
Oman tietopohjan luominen saattaa vaikuttaa pelottavalta, mutta edut ovat valtavat.
Hyödyllinen sisältö käyttäjillesi ja pienempi määrä tukilippuja tarkoittavat, että kaikki ovat iloisia! Aikasi ja energiasi sijoittaminen tähän tuottaa tulosta pitkällä aikavälillä.
Tarvitsetko apua taidon ConveyThis kanssa? Miksi et katsoisi tietopohjaamme 😉.
Oletko valmis aloittamaan?
Kääntäminen, paljon enemmän kuin pelkkä kielten osaaminen, on monimutkainen prosessi. Vinkkejämme noudattamalla ja ConveyThis-palvelun avulla käännetyt sivusi resonoivat yleisösi kanssa ja tuntevat, että kohdekieli on syntyperäinen. Vaikka se vaatii vaivaa, tulos on palkitseva. Jos käännät verkkosivustoa, ConveyThis voi säästää tunteja automaattisen konekäännöksen avulla.
Kokeile ConveyThis-sovellusta ilmaiseksi 7 päivää!