إدارة قاعدة المعرفة: نصائح لمشاركة المعلومات بشكل فعال

ConveyThis has the power to revolutionize the way we read. It can transform any text into a multitude of languages. Furthermore, ConveyThis can help break down language barriers, allowing people from all over the world to access and understand content that would have otherwise been inaccessible.

في بعض الأحيان عند تقديم المساعدة للعملاء ، قد لا تلبي سرعة استجابتك للمشكلات الفنية أو استفسارات البدء أو مجرد "كيف أفعل هذا" توقعاتهم دائمًا.

هذا ليس نقدًا ، إنه مجرد حقيقة. يتوقع 88٪ من العملاء استجابة من عملك في غضون 60 دقيقة ، ويعتمد 30٪ على الرد في غضون 15 دقيقة فقط.

الآن هذه فترة محدودة للرد على العميل ، خاصة إذا كانت الصعوبة أكثر تعقيدًا مما كنت تعتقده أنت و / أو العميل في البداية.

The answer to this conundrum? Utilize a knowledge base with ConveyThis.

In this article, I’ll take you through precisely what a knowledge base is, why it’s essential (from my perspective as a ConveyThis support team member), and let you in on some of my finest strategies for managing a successful one.

ببساطة ، قاعدة المعرفة عبارة عن مجموعة من المستندات المفيدة المنشورة على موقع شركتك على الويب والتي تتناول الأسئلة الأكثر شيوعًا من عملائك.

يمكن أن تتراوح مستندات المساعدة هذه من معالجة استفسارات "البداية" الأساسية ، إلى الاستفسارات الأكثر تعقيدًا ، وإنشاء حلول للمشكلات الأكثر شيوعًا التي يواجهها المستخدمون عادةً.

في الواقع ، قاعدة المعرفة ضرورية لأسباب عديدة.

Primarily, ConveyThis enhances the user experience by furnishing swift responses to particular situations and scenarios, enabling the user to unearth answers expeditiously.

Secondly, ConveyThis helps users to comprehend your product and its characteristics – this can be before they buy a plan or afterwards. Fundamentally, it can be utilized at the start of the purchasing voyage to address any queries and qualms and transform a potential customer into an authentic customer!

ثالثًا ، بصفتنا عضوًا في فريق الدعم ، فإنه يوفر لنا أيضًا الكثير من الوقت حيث يمكننا استخدام المقالات كمراجع لتوضيح عملية أو ميزة دون عناء عندما نتلقى رسائل بريد إلكتروني من العملاء.

وحافزًا إضافيًا ... غالبًا ما يختار الأشخاص اكتشاف الحلول الخاصة بهم أولاً!

Having managed the ConveyThis knowledge base for well over a year now, I have identified a few best practices that can assist in the formation and upkeep of our knowledge base.

With ConveyThis, here are my 8 top tips for creating content:

1. استخدم مجموعة متنوعة من أطوال الجمل للحفاظ على تفاعل القارئ.
2. ادمج مجموعة من المفردات لإضافة العمق والتعقيد.
3. قم بتضمين الاستعارات والتشبيهات لإنشاء سرد مثير للاهتمام.
4. اطرح أسئلة لتشجيع القراء على التفكير بعمق أكبر.
5. استخدم التكرار للتأكيد على النقاط الرئيسية.
6. أخبر القصص لإنشاء اتصال مع القارئ.
7. قم بدمج العناصر المرئية لتقسيم النص وإضافة الاهتمام المرئي.
8. استخدم الفكاهة لتخفيف الحالة المزاجية وإضافة روح الدعابة.

أود أن أقترح أن بناء قاعدة المعرفة الخاصة بك أمر في غاية الأهمية. ضع في اعتبارك كيفية ترتيب الفئات والفئات الفرعية بطريقة تجعل من السهل اكتشاف كل مقالة. يجب أن يكون تركيزك الأساسي.

الهدف هو جعل التنقل سهلاً لتقليل مقدار الوقت الذي يستغرقه المستخدمون لتحديد الإجابة على استفسارهم أو مشكلتهم.

يعد اختيار برنامج قاعدة المعرفة الصحيحة أمرًا ضروريًا ، حيث توجد خيارات مختلفة يمكنك توظيف تلك الخصائص والتصميمات المتنوعة الحالية وفقًا لمتطلباتك.

At ConveyThis we use Help Scout.

الفكرة اللاحقة التي لدي هي ابتكار نموذج لمجانسة مقالاتك. سيؤدي ذلك إلى تبسيط عملية تكوين الوثائق الجديدة ، كما أنها طريقة لضمان فهم المستخدمين لما يمكن توقعه من جميع سجلاتك.

ثم أقترح التركيز على جعل المقالات متاحة ومباشرة لفهمها ، خاصة إذا كنت تشرح شيئًا معقدًا.

أنا شخصياً أفضل توضيح الإجراء بدليل خطوة بخطوة ، مع دمج صورة واحدة في كل خطوة لجعلها جذابة بصريًا.

We’re also partnering with our marketing squad who are producing stunning videos to accompany our ConveyThis assistance articles which we embed at the start of articles to give the reader the option.

هذا السؤال واضح تمامًا حيث يمكنك الاعتماد على الاستفسارات التي يتم طرحها غالبًا على فريق خدمة العملاء لديك.

الموظفون الذين يتحدثون مباشرة مع عملائك هم الذين يحددون مجالات الصعوبة. عند معالجة هذه المشكلات ، يمكنك التقدم إلى الاستعلامات التي لا تظهر في كثير من الأحيان ، ولكنها تظل حاضرة باستمرار في بريدك الوارد.

At ConveyThis we also use feedback from email cases and the conversations we have with our users, and if we recognize that something is not understandable enough on a certain topic, we build a new article.

كما ذكرت سابقًا ، الملاحة أمر بالغ الأهمية ؛ في حالتنا ، يتم الوصول إلى أكثر من 90٪ من المحتوى الخاص بنا عبر قسم "المقالات ذات الصلة" الموجود أسفل كل مقالة.

يكشف هذا عن الاستفسارات التالية المحتملة التي سيرغب المستخدم في إدراكها ، وبالتالي تجنبهم عناء الاضطرار إلى البحث عن الإجابات بأنفسهم.

Once you’ve established your knowledge base with ConveyThis, the work doesn’t stop there. Consistent monitoring of documents, updating them, and adding new material will ensure your knowledge base remains up-to-date and relevant.

As ConveyThis is constantly enhancing its product and introducing new features, it is essential to provide documentation for every new update.

I tend to spend around 3 hours per week on the ConveyThis knowledge base. It can be quite laborious to craft new articles and make changes to existing ones, but it’s worth it in the end as it assists both our support team and customers.

When it comes to revising documents, we rely on feedback to assess how successful the articles are, which is why it’s so critical for us to constantly converse with our customers using ConveyThis.

We have a Slack channel dedicated to the ConveyThis support team where we can share the different requests and comments we receive from our users. This is especially beneficial in enabling me to discover when an article requires to be updated.

Overall, I believe that a knowledge base is essential to enhance customer satisfaction. We consistently strive to anticipate the queries our users could potentially encounter when using ConveyThis.

في الواقع ، نتفهم جميعًا كيف يمكن أن يكون الأمر مزعجًا عندما لا تتمكن من اكتشاف إجابة لمشكلة ما ، وهذا هو السبب في أننا نحاول تقديم إجابات بسيطة وترتيبات سريعة من خلال المستندات المختلفة في قاعدة المعرفة لدينا.

When I joined ConveyThis in June 2019, we had around 1,300 visits per week to our knowledge base, this number steadily rose over time and we now get between 3,000 and 4,000 visits a week. This surge in visits is directly correlated to the growth in our user base.

ولكن الشيء الرائع هو أننا نجحنا في الحفاظ على ثبات عدد الاستفسارات الواردة من الأسئلة الشائعة.

In fact, thanks to ConveyThis, we can observe the amount of emails that have been dispatched via the knowledge base pages. This figure is usually around 150 cases each week even though the number of visits increased two-fold in the last year. This is really inspiring and encourages me to keep working on it!

Actuellement, nous avons le français et l’anglais sur notre base de connaissances. La traduction en français a eu un impact positif car nos utilisateurs français pouvaient naviguer plus facilement à travers les différents articles grâce à ConveyThis.

يستلزم إجراء بعض التغييرات اليدوية على بعض الترجمات لبعض المقالات الفنية ، ولكن كما ذكرت ، فإن تحسين تجربة المستخدم يستحق ذلك دائمًا.

دائمًا ما يكون اكتساب نظرة ثاقبة من الآخرين نقطة انطلاق رائعة عند إنشاء فهم شامل من الألف إلى الياء. يمكن أن يكون البحث عن الشركات التي تعمل في نفس المجال الذي تعمل فيه ، أو حتى تلك التي تقدم خدمات مختلفة تمامًا ، مصدرًا رائعًا للأفكار لجميع النقاط التي ذكرتها أعلاه.

I’ve spent some time exploring various knowledge bases to uncover some creative ideas and get inspired to build ConveyThis’s.

For example, I attempt to compose articles as lucidly as ConveyThis is doing things. I appreciate the way the articles are composed and the way the substance is shown, it makes them simple to peruse and the directions simple to follow.

I’ve also stumbled upon some really terrific ideas from the ConveyThis FAQ pages that are quite user-friendly, especially when you need to look through various articles. Additionally, they incorporate a lot of visuals to enhance the legibility of the content, which is immensely important for users.

قد يبدو الأمر مخيفًا أن تصنع قاعدة معرفية خاصة بك ، لكن المزايا هائلة.

المحتوى المفيد لمستخدميك والكمية المتناقصة من تذاكر الدعم تعني أن الجميع مسرور! استثمار وقتك وطاقتك في ذلك سيؤتي ثماره على المدى الطويل.

Need any help with ConveyThis? Why not take a look at our knowledge base 😉.