Làm việc từ xa: Thử thách mới của chúng tôi và cách ConveyThis có thể trợ giúp

Làm việc từ xa là giấc mơ đối với một số người trong chúng ta và là một thách thức hoàn toàn đối với những người khác. Đó là thực tế hiện tại đối với hầu hết những người đang cân nhắc chuyển đổi nghề nghiệp hoặc các doanh nghiệp chuyển từ văn phòng sang văn phòng tại nhà, đây chính là điều mà tình hình đại dịch hiện tại đã khiến chúng tôi cân nhắc trong nhiều tháng nay. Mặc dù không phải mọi doanh nghiệp đều có thể phù hợp với phương pháp làm việc này, nhưng có vô số doanh nghiệp chuyển từ văn phòng địa phương của họ sang một số nền tảng để tìm giải pháp thay thế nhằm tránh tình huống có thể tàn phá họ và nhân viên của họ.

Là một nhân viên, thách thức đến như một lịch trình mới, không gian văn phòng tại nhà mới, khả năng quản lý lượng thông tin và nhiệm vụ bạn được giao tại văn phòng, giữ liên lạc với nhóm, đồng nghiệp, người giám sát, quản lý hoặc khách hàng, chi tiêu nhiều hơn thời gian ở nhà làm việc với trách nhiệm hàng ngày. Điều đó không đơn giản hơn từ góc độ người quản lý doanh nghiệp, bạn không chỉ phải để mắt đến việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn cần giữ liên lạc với nhân viên, thông báo cho họ, cập nhật trang web và tương tác với họ. khách hàng tiềm năng và tất cả điều này xảy ra từ văn phòng tại nhà mà bạn đã tạo để quản lý tình huống này tốt nhất có thể.

Là người lãnh đạo doanh nghiệp của bạn, việc hỗ trợ nhóm của bạn phải là điều cần thiết, luôn khiến họ cảm thấy bạn ở đó để thông báo cho họ và trong trường hợp họ cần sự hướng dẫn của bạn, đây là cách tốt nhất để thúc đẩy họ, trong tình huống mà hầu hết họ có thể lúc đầu cảm thấy hơi khó chịu, bạn đóng một vai trò quan trọng để thúc đẩy năng lượng tốt trong nhóm và giữ cho doanh nghiệp của bạn phát triển.

Vì vậy, hiện nay nhiều người đã thử làm việc từ xa thành công, nếu bạn đang có kế hoạch áp dụng chiến lược làm việc từ xa này cho doanh nghiệp của mình, điều quan trọng là bạn cũng phải hiểu những thách thức mà nhân viên của bạn có thể gặp phải, đây là một số tình huống phổ biến nhất có thể Thách thức đối với người lao động:

– Tương tác nhóm. Khi bạn đã quen chia sẻ hàng ngày với nhóm của mình, việc thiếu tương tác có thể khiến bạn cảm thấy bị ngắt kết nối.

– Việc tiếp cận thông tin chắc chắn bị ảnh hưởng do thiếu giao tiếp theo thời gian thực trong văn phòng, đôi khi, không phải nhân viên nào cũng am hiểu về máy tính và công nghệ là một thách thức đối với chính họ.

– Cảm giác bị cô lập hoặc cô đơn là điều phổ biến do hoặc thiếu sự tương tác hàng ngày trong văn phòng, hầu hết các nhân viên đều thực hiện các nhiệm vụ mà họ phải tương tác với những người khác khiến công việc từ xa trở nên hơi căng thẳng.

– Sự xao nhãng ở nhà có thể phổ biến vì họ sẽ luôn bị cám dỗ để tập trung sự chú ý của mình vào con cái, TV, thú cưng và tất nhiên điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất của họ.

– Làm việc quá sức do tổ chức lịch trình không lành mạnh, bởi vì đôi khi nhân viên có thể làm việc nhiều giờ hơn dự kiến vì họ tập trung vào công việc mà quên nghỉ giải lao.

Mặc dù nghe có vẻ quá khó khăn, nhưng làm việc từ xa có thể hiệu quả như làm việc tại văn phòng nếu chúng ta biết cách tìm các nguồn lực phù hợp để mang lại hiệu suất tốt nhất từ văn phòng tại nhà và các mẹo sau có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện quy trình:

Khi kết nối là chìa khóa, giao tiếp là tất cả tại nơi làm việc.

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng đối với năng suất của nhân viên và nó liên quan trực tiếp đến sự thành công trong kinh doanh của chúng tôi, đó là lý do tại sao khi làm việc từ xa, việc tìm kiếm nền tảng chính xác để giao tiếp với nhóm của bạn là điều cần thiết.

Có rất nhiều nền tảng tuyệt vời cung cấp các ứng dụng trò chuyện, quản lý tác vụ hoặc công cụ hội nghị truyền hình, tất cả tùy thuộc vào yêu cầu và nhu cầu của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn cho nhóm của mình biết rằng không nên trộn lẫn tài khoản doanh nghiệp với tài khoản cá nhân và tất nhiên, để tránh cho nhân viên lo lắng về công nghệ mới này, điều quan trọng là phải cung cấp chương trình đào tạo phù hợp dựa trên nền tảng bạn chọn. Các nền tảng này là: Google Hangouts, Slack, Trello, Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom, Skype, chỉ đề cập đến một vài trong số chúng.

Now that you chose the right platform, you may wonder “How do I keep track of my team?”, regardless the fact that you are all working remotely, the idea of improving communication is not only to send messages or emails with the guidelines for a specific task, you should be able to listen to your employees as well as track how they feel and exchange ideas through conferences or discussions on your chosen platform that would lead to more and better productivity.

Some experts would say these meetings could be scheduled on a weekly basis, since they will help the team feels in their office routine, the everyday dynamic would be recreated by these meetings, providing your employees, the motivation they need and improving their time management.
Since you will be in charge of the business and the staff, as every good leader, you will probably want to include your team in decisions you make. It is important to get feedback from your employees as well as giving them the chance to be in charge of projects and share ideas to promote alternatives in future tasks, employees as a source of infinite creativity are your best allies to give a different direction, a different approach to your business plan, so far from ignoring their opinions, it is worthy to listen to them and support them if needed, this is a good way to promote career growth in the company.

As part of your business plan, there is a very important aspect that would probably attract your employees to join the company, no matter if your remote work is temporary or an established position, as every company, yours may have a culture you must keep, define your values and let your staff know about it, this could also be one of the topics of one of the weekly conferences with them, ask for new ideas to improve your culture or simply discuss your core values, this would help employees create a sense of belonging with the company.

It is well known that although the team is working remotely, the common goal would be productivity but as it was previously mentioned, building a strong link, building trust, motivation, and creating space for consistent communication would help all of us in the process of achieving our common goal.

It is important to remember that socializing is part of human nature which means that setting some social events would definitely motivate our team, taking some breaks along the day would be healthy to avoid the risk of overwork. You may wonder how to set a social event when the current conditions aren’t the appropriate ones, well, in this case, the platform chosen for work conferences would be ideal for a morning coffee break or a happy hour on Friday, team games and what comes from your team creativity is possibly a good idea to promote this important social time.

When you realize how important it is to care about your employees when the team is working remotely, you probably understand that not all conversations got to be business related, this is a good chance for you to build a different type of connection with your staff. To get to know them better, they are supposed to get to know you better too, so break that barrier of the untouchable boss and perform your leader role by showing them you care about them, here is where words of motivation and encouragement work perfectly.

Employees always have a reason “why”: to stay at the company they work for, whether it is learning a new skill, working on the area they love, a good organizational environment or just because they are paid well. Along the years they stay in the company, they work hard to achieve personal and professional goals, their talent, experience and time could be noticed and valued somewhere else if you don’t reward them for their hard work, this is why at times it is necessary to express your gratitude with gift-cards, bonuses, discounts and many other strategies that will build commitment and improve your productivity.

Không còn nghi ngờ gì nữa, hầu hết các ngành đã cố gắng chuyển từ văn phòng sang văn phòng tại nhà do tình hình hiện tại và ngay cả khi điều này không xảy ra, những người chọn làm việc từ xa cũng phải đối mặt với một số thách thức. Từ cảm giác bị cô lập, mất tập trung, không thoải mái, làm quen với một công việc hoàn toàn mới năng động hàng ngày, đến làm quen với các công nghệ, ứng dụng, nền tảng mới và thậm chí cả phần mềm của công ty sẽ cho phép họ tham gia tích cực và xây dựng năng suất của công ty. Vì tất cả chúng ta đã quen với phương pháp làm việc mới này và tìm hiểu về nó hàng ngày nên có những khía cạnh kỹ thuật và xã hội cần lưu ý khi đề cập đến việc thúc đẩy động lực, sự gắn kết, cam kết và kết quả tốt với tư cách là trưởng nhóm, trong trường hợp này là bạn. sẽ phụ trách nhóm của bạn và phải học cách quản lý hiệu quả tất cả các khía cạnh trong công việc kinh doanh của bạn, bao gồm cả việc bạn giám sát và khen thưởng nhóm của bạn tốt như thế nào vì họ đã làm việc tốt.