Η εξ αποστάσεως εργασία ήταν ένα όνειρο για κάποιους από εμάς και μια πλήρης πρόκληση για άλλους. Είναι η τρέχουσα πραγματικότητα για τους περισσότερους ανθρώπους που σκέφτονται να αλλάξουν καριέρα ή επιχειρήσεις που πήγαν από γραφείο σε γραφείο στο σπίτι, αυτό ακριβώς μας έχει κάνει να σκεφτόμαστε εδώ και μήνες η τρέχουσα κατάσταση της πανδημίας. Αν και δεν ταιριάζει σε κάθε επιχείρηση αυτή τη μέθοδο εργασίας, υπάρχουν αμέτρητες επιχειρήσεις που μεταναστεύουν από τα τοπικά γραφεία τους σε διάφορες πλατφόρμες για να βρουν εναλλακτικές λύσεις για να αποφύγουν μια καταστροφική κατάσταση για αυτές και τους υπαλλήλους τους.
Ως υπάλληλος, η πρόκληση έρχεται ως νέο χρονοδιάγραμμα, νέος χώρος γραφείου στο σπίτι, δυνατότητα διαχείρισης του όγκου των πληροφοριών και εργασιών που σας δόθηκαν στο γραφείο, διατηρώντας επαφή με την ομάδα, τους συναδέλφους, τους προϊστάμενους, τους διευθυντές ή τους πελάτες, ξοδεύοντας περισσότερα χρόνο στο σπίτι δουλεύοντας για τις καθημερινές υποχρεώσεις. Δεν είναι πιο απλό από τη σκοπιά του business manager, δεν χρειάζεται μόνο να προσέχετε την πώληση του προϊόντος ή της υπηρεσίας, αλλά πρέπει επίσης να διατηρείτε επαφή με το προσωπικό, να το ενημερώνετε, να διατηρείτε τον ιστότοπο ενημερωμένο και να συνεργάζεστε με πιθανούς πελάτες και όλα αυτά συμβαίνουν από το γραφείο στο σπίτι που έχετε δημιουργήσει για να διαχειριστείτε αυτήν την κατάσταση όσο καλύτερα μπορείτε.
Ως αρχηγός της επιχείρησής σας, η υποστήριξη της ομάδας σας πρέπει να είναι απαραίτητη, να τους κάνετε πάντα να νιώθετε ότι είστε εκεί για να τους κρατάτε ενήμερους και σε περίπτωση που χρειάζονται την καθοδήγησή σας, αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να τους παρακινήσετε, σε μια κατάσταση όπου οι περισσότεροι από αυτούς μπορεί να αισθάνεστε λίγο άβολα στην αρχή, παίζετε σημαντικό ρόλο για να προωθήσετε την καλή ενέργεια στην ομάδα και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας να εξελίσσεται.
Έτσι, τώρα που πολλοί έχουν ήδη δοκιμάσει με επιτυχία να εργαστούν εξ αποστάσεως, εάν σκοπεύετε να εφαρμόσετε αυτήν τη στρατηγική απομακρυσμένης εργασίας στην επιχείρησή σας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε και τις προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσει το προσωπικό σας. Αυτές είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες καταστάσεις που αντιπροσωπεύουν μια πρόκληση για τους εργαζόμενους:
– Ομαδική αλληλεπίδραση. Όταν συνηθίζετε να μοιράζεστε καθημερινά με την ομάδα σας, η έλλειψη αλληλεπίδρασης μπορεί να σας κάνει να νιώσετε αποκομμένοι.
– Η πρόσβαση στις πληροφορίες επηρεάζεται σίγουρα από την έλλειψη επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο στο γραφείο, μερικές φορές δεν είναι κάθε υπάλληλος γνώστης των υπολογιστών και η τεχνολογία αποτελεί από μόνη της πρόκληση.
– Το να νιώθετε απομόνωση ή μοναξιά είναι συνηθισμένο ως αποτέλεσμα ή έλλειψη καθημερινής αλληλεπίδρασης στο γραφείο, οι περισσότεροι υπάλληλοι εκτελούν εργασίες όπου αλληλεπιδρούν με άλλους κάνοντας την εργασία από απόσταση λίγο αγχωτική.
– Οι περισπασμοί στο σπίτι μπορεί να είναι συνηθισμένοι επειδή πάντα θα μπαίνουν στον πειρασμό να εστιάζουν την προσοχή τους στα παιδιά, την τηλεόραση, τα κατοικίδια ζώα τους και φυσικά αυτό θα επηρεάσει την παραγωγικότητά τους.
– Υπερκόπωση ως αποτέλεσμα μιας ανθυγιεινής οργάνωσης του προγράμματος, επειδή κατά καιρούς ο εργαζόμενος μπορούσε να εργάζεται περισσότερες ώρες από τις αναμενόμενες επειδή επικεντρώνεται στην εργασία και ξεχνάει να κάνει διαλείμματα.
Αν και όλα ακούγονται πολύ προκλητικά, η απομακρυσμένη εργασία θα μπορούσε να είναι εξίσου παραγωγική με την εργασία στο γραφείο, εάν γνωρίζουμε πώς να βρούμε τους κατάλληλους πόρους για να παρέχουμε την καλύτερη απόδοση από το γραφείο μας στο σπίτι και οι ακόλουθες συμβουλές θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να διευκολύνετε τη διαδικασία:
Όταν η σύνδεση είναι το κλειδί, η επικοινωνία είναι το παν.
Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η επικοινωνία διαδραματίζει σημαντικό ρόλο όσον αφορά την παραγωγικότητα των εργαζομένων μας και συνδέεται άμεσα με την επιχειρηματική μας επιτυχία, γι' αυτό όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, η εύρεση της σωστής πλατφόρμας επικοινωνίας με την ομάδα σας είναι απαραίτητη.
Υπάρχουν πολλές εξαιρετικές πλατφόρμες που προσφέρουν εφαρμογές συνομιλίας, εργαλεία διαχείρισης εργασιών ή τηλεδιάσκεψης, όλα εξαρτώνται από τις απαιτήσεις και τις ανάγκες σας, φροντίστε να ενημερώσετε την ομάδα σας ότι οι επαγγελματικοί λογαριασμοί δεν πρέπει να αναμιγνύονται με προσωπικούς λογαριασμούς και φυσικά, αποφύγετε το άγχος των εργαζομένων σχετικά με αυτή τη νέα τεχνολογία, είναι σημαντικό να παρέχετε την κατάλληλη εκπαίδευση με βάση την πλατφόρμα που θα επιλέξετε. Αυτές οι πλατφόρμες είναι: Google Hangouts, Slack, Trello, Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom, Skype για να αναφέρουμε μόνο μερικές από αυτές.
Now that you chose the right platform, you may wonder “How do I keep track of my team?”, regardless the fact that you are all working remotely, the idea of improving communication is not only to send messages or emails with the guidelines for a specific task, you should be able to listen to your employees as well as track how they feel and exchange ideas through conferences or discussions on your chosen platform that would lead to more and better productivity.
Some experts would say these meetings could be scheduled on a weekly basis, since they will help the team feels in their office routine, the everyday dynamic would be recreated by these meetings, providing your employees, the motivation they need and improving their time management.
Since you will be in charge of the business and the staff, as every good leader, you will probably want to include your team in decisions you make. It is important to get feedback from your employees as well as giving them the chance to be in charge of projects and share ideas to promote alternatives in future tasks, employees as a source of infinite creativity are your best allies to give a different direction, a different approach to your business plan, so far from ignoring their opinions, it is worthy to listen to them and support them if needed, this is a good way to promote career growth in the company.
As part of your business plan, there is a very important aspect that would probably attract your employees to join the company, no matter if your remote work is temporary or an established position, as every company, yours may have a culture you must keep, define your values and let your staff know about it, this could also be one of the topics of one of the weekly conferences with them, ask for new ideas to improve your culture or simply discuss your core values, this would help employees create a sense of belonging with the company.
It is well known that although the team is working remotely, the common goal would be productivity but as it was previously mentioned, building a strong link, building trust, motivation, and creating space for consistent communication would help all of us in the process of achieving our common goal.
It is important to remember that socializing is part of human nature which means that setting some social events would definitely motivate our team, taking some breaks along the day would be healthy to avoid the risk of overwork. You may wonder how to set a social event when the current conditions aren’t the appropriate ones, well, in this case, the platform chosen for work conferences would be ideal for a morning coffee break or a happy hour on Friday, team games and what comes from your team creativity is possibly a good idea to promote this important social time.
When you realize how important it is to care about your employees when the team is working remotely, you probably understand that not all conversations got to be business related, this is a good chance for you to build a different type of connection with your staff. To get to know them better, they are supposed to get to know you better too, so break that barrier of the untouchable boss and perform your leader role by showing them you care about them, here is where words of motivation and encouragement work perfectly.
Employees always have a reason “why”: to stay at the company they work for, whether it is learning a new skill, working on the area they love, a good organizational environment or just because they are paid well. Along the years they stay in the company, they work hard to achieve personal and professional goals, their talent, experience and time could be noticed and valued somewhere else if you don’t reward them for their hard work, this is why at times it is necessary to express your gratitude with gift-cards, bonuses, discounts and many other strategies that will build commitment and improve your productivity.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι περισσότερες βιομηχανίες προσπάθησαν να μεταναστεύσουν από το γραφείο σε ένα γραφείο στο σπίτι λόγω της τρέχουσας κατάστασης και ακόμη και όταν αυτό δεν συνέβαινε, όσοι επιλέγουν να εργαστούν εξ αποστάσεως αντιμετωπίζουν πολλές προκλήσεις. Από το να νιώθουν απομόνωση, απόσπαση της προσοχής, άβολα, να συνηθίσουν σε μια εντελώς νέα καθημερινή δυναμική εργασίας, μέχρι να συνηθίσουν σε νέες τεχνολογίες, εφαρμογές, πλατφόρμες, ακόμη και λογισμικό εταιρειών που θα τους επέτρεπε να συμμετέχουν ενεργά και να χτίσουν την παραγωγικότητα της εταιρείας. Καθώς όλοι συνηθίζουμε σε αυτή τη νέα μέθοδο εργασίας και μαθαίνουμε καθημερινά γι' αυτήν, υπάρχουν τεχνικές και κοινωνικές πτυχές που πρέπει να έχουμε κατά νου όταν πρόκειται για την προώθηση κινήτρων, αφοσίωσης, δέσμευσης και καλών αποτελεσμάτων ως αρχηγός ομάδας, σε αυτήν την περίπτωση, εσείς θα είναι υπεύθυνος για την ομάδα σας και πρέπει να μάθει πώς να διαχειρίζεται αποτελεσματικά όλες τις πτυχές της επιχείρησής σας, συμπεριλαμβανομένου του πόσο καλά παρακολουθεί και ανταμείβει την ομάδα σας για την καλή δουλειά της.