Rad na daljinu je za neke od nas bio san, a drugima potpuni izazov. To je trenutna realnost za većinu ljudi koji razmišljaju o promjeni karijere ili poslovima koji su prešli iz ureda u kućnu kancelariju, upravo to je ono što nas trenutna situacija pandemije tjera da razmišljamo već mjesecima. Iako ne može svako preduzeće odgovarati ovoj metodi rada, postoji nebrojeno mnogo preduzeća koja migriraju iz svojih lokalnih kancelarija na nekoliko platformi kako bi pronašla alternative da izbegnu situaciju koja bi bila razorna za njih i njihove zaposlene.
Kao zaposleniku, izazov dolazi kao novi raspored, novi kućni uredski prostor, sposobnost upravljanja količinom informacija i zadataka koje ste dobili u kancelariji, održavanje kontakta s timom, kolegama, supervizorima, menadžerima ili klijentima, trošenje više vrijeme kod kuće radeći na svakodnevnim obavezama. Nije jednostavnije iz perspektive poslovnog menadžera, ne samo da morate držati oči na prodaji proizvoda ili usluge, već morate biti u kontaktu sa osobljem, informirati ga, održavati web stranicu ažuriranom i surađivati sa potencijalne klijente i sve ovo što se dešava iz kućne kancelarije koju ste kreirali da biste upravljali ovom situacijom najbolje što možete.
Kao vođa vašeg poslovanja, podrška vašem timu mora biti od suštinskog značaja, dajte im uvijek osjećaj da ste tu da ih informišete, a u slučaju da im zatreba vaše vodstvo, ovo je najbolji način da ih motivirate, u situaciji kada većina njih može osjećate se malo neugodno u početku, igrate važnu ulogu u promoviranju dobre energije u timu i održavanju razvoja vašeg poslovanja.
Dakle, sada kada su mnogi već uspješno pokušali raditi na daljinu, ako planirate primijeniti ovu strategiju rada na daljinu u svom poslu, važno je da shvatite i izazove s kojima se vaše osoblje može suočiti, ovo su neke od najčešćih situacija koje predstavljaju izazov za radnike:
– Timska interakcija. Kada ste navikli da svakodnevno dijelite sa svojim timom, nedostatak interakcije mogao bi učiniti da se osjećate nepovezano.
– Na pristup informacijama definitivno utiče nedostatak komunikacije u realnom vremenu u kancelariji, ponekad nije svaki zaposlenik informativan i tehnologija sama sebi predstavlja izazov.
– Osjećaj izolacije ili usamljenosti uobičajen je kao rezultat ili nedostatak svakodnevne interakcije u kancelariji, većina zaposlenih obavlja zadatke u kojima komunicira s drugima, što čini rad na daljinu pomalo stresnim.
– Ometanje kod kuće može biti uobičajeno jer će uvijek biti u iskušenju da svoju pažnju usmjere na svoju djecu, TV, kućne ljubimce i naravno to bi uticalo na njihovu produktivnost.
– Prezaposlenost kao rezultat nezdrave organizacije rasporeda, jer ponekad zaposlenik može raditi više sati nego što je očekivalo jer se fokusira na zadatak i zaboravlja da pravi pauze.
Iako sve zvuči previše izazovno, rad na daljinu mogao bi biti jednako produktivan kao i rad u kancelariji ako znamo kako pronaći odgovarajuće resurse za postizanje najboljeg učinka iz naše kućne kancelarije, a sljedeći savjeti mogu vam pomoći da olakšate proces:
Kada je veza ključna, komunikacija je sve na djelu.
Kao što smo ranije spomenuli, komunikacija igra važnu ulogu kada je u pitanju produktivnost naših zaposlenika i direktno je povezana s našim poslovnim uspjehom, stoga je kod rada na daljinu od suštinskog značaja pronalaženje prave platforme za komunikaciju sa vašim timom.
Postoji mnogo odličnih platformi koje nude aplikacije za ćaskanje, upravljanje zadacima ili alate za video konferencije, sve ovisi o vašim zahtjevima i potrebama, obavezno dajte do znanja svom timu da se poslovni računi ne smiju miješati s ličnim računima i naravno da Izbjegnite anksioznost zaposlenika u vezi s ovom novom tehnologijom, važno je osigurati odgovarajuću obuku zasnovanu na platformi koju odaberete. Ove platforme su: Google Hangouts, Slack, Trello, Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom, Skype da spomenemo samo neke od njih.
Sada kada ste odabrali pravu platformu, možda ćete se zapitati “Kako da pratim svoj tim?”, bez obzira na to što svi radite na daljinu, ideja poboljšanja komunikacije nije samo slanje poruka ili e-pošte sa smjernicama za konkretan zadatak, trebali biste biti u mogućnosti da slušate svoje zaposlenike, kao i da pratite kako se osjećaju i razmjenjuju ideje putem konferencija ili diskusija na odabranoj platformi što bi dovelo do veće i bolje produktivnosti.
Neki stručnjaci bi rekli da bi ovi sastanci mogli biti zakazani na sedmičnoj bazi, jer će pomoći timu da se osjeća u svojoj kancelarijskoj rutini, ovi sastanci bi ponovo kreirali svakodnevnu dinamiku, pružajući vašim zaposlenima potrebnu motivaciju i poboljšavajući njihovo upravljanje vremenom.
Budući da ćete kao svaki dobar vođa biti zaduženi za posao i osoblje, vjerovatno ćete htjeti uključiti svoj tim u odluke koje donosite. Važno je dobiti povratnu informaciju od svojih zaposlenika, kao i dati im priliku da budu zaduženi za projekte i dijele ideje za promoviranje alternativa u budućim zadacima, zaposleni su kao izvor beskonačne kreativnosti vaši najbolji saveznici da daju drugačiji smjer, a drugačiji pristup vašem poslovnom planu, daleko od ignorisanja njihovog mišljenja, vredi ih saslušati i podržati ako je potrebno, ovo je dobar način da promovišete karijerni rast u kompaniji.
Kao dio vašeg poslovnog plana, postoji vrlo važan aspekt koji bi vjerovatno privukao vaše zaposlenike da se pridruže kompaniji, bez obzira da li je vaš rad na daljinu privremen ili uspostavljena pozicija, jer svaka vaša kompanija može imati kulturu koju morate zadržati, definirajte svoje vrijednosti i obavijestite svoje osoblje o tome, to bi također mogla biti jedna od tema jedne od sedmičnih konferencija s njima, zatražite nove ideje za poboljšanje vaše kulture ili jednostavno razgovarajte o vašim osnovnim vrijednostima, to bi pomoglo zaposlenicima da stvore osjećaj pripadnosti kompaniji.
Poznato je da iako tim radi na daljinu, zajednički cilj bi bila produktivnost, ali kao što je već spomenuto, izgradnja jake veze, izgradnja povjerenja, motivacije i stvaranje prostora za dosljednu komunikaciju pomoglo bi svima nama u procesu postizanje našeg zajedničkog cilja.
Važno je zapamtiti da je druženje dio ljudske prirode što znači da bi postavljanje nekih društvenih događaja definitivno motivisalo naš tim, pauze tokom dana bilo bi zdravo da izbjegnemo rizik od preopterećenja. Možda se pitate kako postaviti društveni događaj kada trenutni uslovi nisu odgovarajući, pa u ovom slučaju platforma odabrana za radne konferencije bila bi idealna za jutarnju kafu ili veseli sat u petak, timske igre i ono što proizlazi iz kreativnosti vašeg tima je možda dobra ideja za promociju ovog važnog društvenog vremena.
Kada shvatite koliko je važno brinuti o svojim zaposlenima kada tim radi na daljinu, vjerovatno ćete shvatiti da ne moraju svi razgovori biti vezani za posao, ovo je dobra prilika da izgradite drugačiji tip veze sa svojim osobljem. Da biste ih bolje upoznali, oni bi trebali bolje upoznati i vas, stoga razbijte tu barijeru nedodirljivog šefa i izvršite svoju lidersku ulogu pokazujući im da vam je stalo do njih, evo gdje riječi motivacije i ohrabrenja savršeno funkcioniraju.
Zaposleni uvijek imaju razlog „zašto“: ostati u kompaniji u kojoj rade, bilo da se radi o učenju nove vještine, radu u oblasti koju vole, dobrom organizacijskom okruženju ili samo zato što su dobro plaćeni. Tokom godina boravka u kompaniji, vredno rade na ostvarivanju ličnih i profesionalnih ciljeva, njihov talenat, iskustvo i vrijeme mogli bi se primijetiti i cijeniti negdje drugdje ako ih ne nagradite za njihov trud, zato se ponekad je neophodno da izrazite svoju zahvalnost poklon karticama, bonusima, popustima i mnogim drugim strategijama koje će izgraditi posvećenost i poboljšati vašu produktivnost.
Nema sumnje da je većina industrija pokušala migrirati iz ureda u kućni ured zbog trenutne situacije, a čak i kada to nije bio slučaj, oni koji odluče raditi na daljinu suočavaju se s nekoliko izazova. Od osjećaja izoliranosti, rastresenosti, neugodnosti, navikavanja na potpuno novu dinamiku rada u svakodnevnom radu, do navikavanja na nove tehnologije, aplikacije, platforme, pa čak i softver kompanije koji bi im omogućio da aktivno učestvuju i grade produktivnost kompanije. Kako se svi navikavamo na ovu novu metodu rada i učimo svaki dan o njoj, postoje tehnički i društveni aspekti koje treba imati na umu kada je u pitanju promoviranje motivacije, angažmana, predanosti i dobrih rezultata kao vođe tima, u ovom slučaju, vi bi bio zadužen za vaš tim i mora naučiti kako efikasno upravljati svim aspektima vašeg poslovanja, uključujući i koliko dobro nadgledate i nagrađujete vaš tim za njihov dobar rad.