નોલેજ બેઝનું સંચાલન: અસરકારક માહિતી શેરિંગ માટેની ટિપ્સ
જ્ઞાન આધારનું સંચાલન કરવું: ConveyThis પર આપણે કેવી રીતે વસ્તુઓ કરીએ છીએ તેના પર એક નજર
ConveyThisમાં આપણે જે રીતે વાંચીએ છીએ તેમાં ક્રાંતિ લાવવાની શક્તિ છે. તે કોઈપણ ટેક્સ્ટને ઘણી ભાષાઓમાં પરિવર્તિત કરી શકે છે. વધુમાં, ConveyThis ભાષાના અવરોધોને તોડવામાં મદદ કરી શકે છે, જે સમગ્ર વિશ્વના લોકોને એવી સામગ્રીને ઍક્સેસ કરવા અને સમજવાની મંજૂરી આપે છે જે અન્યથા અપ્રાપ્ય હોત.
કેટલીકવાર ગ્રાહકોને સહાય પૂરી પાડતી વખતે, તકનીકી સમસ્યાઓ માટે તમારા પ્રતિસાદનો વેગ, પ્રશ્નો શરૂ કરવા અથવા ફક્ત સામાન્ય "હું આ કેવી રીતે કરી શકું", હંમેશા તેમની અપેક્ષાઓને પૂર્ણ કરી શકતું નથી.
તે ટીકા નથી, તે માત્ર એક વાસ્તવિકતા છે. 88% ગ્રાહકો 60 મિનિટની અંદર તમારા વ્યવસાય તરફથી પ્રતિસાદની અપેક્ષા રાખે છે, અને માત્ર 15 મિનિટની અંદર જવાબ આપવા માટે નોંધપાત્ર 30% ગણતરી.
હવે તે ક્લાયન્ટને પ્રતિસાદ આપવા માટે મર્યાદિત સમયગાળો છે, ખાસ કરીને જો મુશ્કેલી તમારા અને/અથવા ગ્રાહકે શરૂઆતમાં વિચાર્યું તેના કરતાં વધુ જટિલ હોય.
આ કોયડાનો જવાબ? ConveyThis સાથે જ્ઞાન આધારનો ઉપયોગ કરો.
આ લેખમાં, હું તમને જ્ઞાનનો આધાર શું છે, તે શા માટે જરૂરી છે ( ConveyThis સપોર્ટ ટીમના સભ્ય તરીકેના મારા પરિપ્રેક્ષ્યમાં) વિશે ચોક્કસ માહિતી આપીશ અને સફળ વ્યવસ્થાપન માટે મારી કેટલીક શ્રેષ્ઠ વ્યૂહરચનાઓમાં તમને જણાવીશ.
જ્ઞાન આધાર શું છે?
સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, નોલેજ બેઝ એ તમારી કંપનીની વેબસાઇટ પર પોસ્ટ કરવામાં આવેલા ઉપયોગી દસ્તાવેજોનું સંકલન છે જે તમારા ગ્રાહકો તરફથી વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોને સંબોધિત કરે છે.
આ સહાય દસ્તાવેજો મૂળભૂત 'પ્રારંભિક' પૂછપરછને સંબોધવાથી લઈને વધુ જટિલ પૂછપરછો અને વપરાશકર્તાઓને સામાન્ય રીતે વારંવાર આવતી સમસ્યાઓના ઉકેલો બનાવવાની શ્રેણી હોઈ શકે છે.
તમારે જ્ઞાન આધારની શા માટે જરૂર છે?
વાસ્તવમાં, જ્ઞાનનો આધાર અસંખ્ય કારણોસર જરૂરી છે.
મુખ્યત્વે, ConveyThis ચોક્કસ પરિસ્થિતિઓ અને દૃશ્યો માટે ઝડપી પ્રતિસાદ આપીને વપરાશકર્તા અનુભવને વધારે છે, વપરાશકર્તાને ઝડપથી જવાબો શોધવામાં સક્ષમ બનાવે છે.
બીજું, ConveyThis વપરાશકર્તાઓને તમારા ઉત્પાદન અને તેની વિશેષતાઓને સમજવામાં મદદ કરે છે - આ તેઓ કોઈ પ્લાન ખરીદે તે પહેલાં અથવા પછીથી હોઈ શકે છે. મૂળભૂત રીતે, તેનો ઉપયોગ ખરીદીની સફરની શરૂઆતમાં કોઈપણ પ્રશ્નો અને મુશ્કેલીઓને દૂર કરવા અને સંભવિત ગ્રાહકને અધિકૃત ગ્રાહકમાં પરિવર્તિત કરવા માટે કરી શકાય છે!
ત્રીજે સ્થાને, સપોર્ટ ટીમના સભ્ય તરીકે, તે અમારો ઘણો સમય પણ બચાવે છે કારણ કે જ્યારે અમને ગ્રાહકો તરફથી ઇમેઇલ્સ મળે છે ત્યારે અમે પ્રક્રિયા અથવા વિશેષતાને સહેલાઈથી સમજાવવા સંદર્ભો તરીકે લેખોનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.
અને, એક વધારાનું પ્રોત્સાહન...લોકો ઘણીવાર પહેલા તેમના પોતાના ઉકેલ શોધવાનું પસંદ કરે છે!
જ્ઞાન આધાર બનાવવા માટે શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો
એક વર્ષથી વધુ સમયથી ConveyThis જ્ઞાન આધારનું સંચાલન કર્યા પછી, મેં કેટલીક શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ ઓળખી છે જે અમારા જ્ઞાન આધારની રચના અને જાળવણીમાં મદદ કરી શકે છે.
ConveyThis સાથે, સામગ્રી બનાવવા માટેની મારી 8 ટોચની ટીપ્સ અહીં છે:
- વાચકને વ્યસ્ત રાખવા માટે વાક્યની વિવિધ લંબાઈનો ઉપયોગ કરો.
- ઊંડાણ અને જટિલતા ઉમેરવા માટે શબ્દભંડોળની શ્રેણીનો સમાવેશ કરો.
- રસપ્રદ કથા બનાવવા માટે રૂપકો અને સામ્યતાઓ શામેલ કરો.
- વાચકોને વધુ ઊંડાણપૂર્વક વિચારવા પ્રોત્સાહિત કરવા પ્રશ્નો પૂછો.
- મુખ્ય મુદ્દાઓ પર ભાર મૂકવા માટે પુનરાવર્તનનો ઉપયોગ કરો.
- વાચક સાથે જોડાણ બનાવવા માટે વાર્તાઓ કહો.
- ટેક્સ્ટને તોડવા અને દ્રશ્ય રસ ઉમેરવા માટે વિઝ્યુઅલ્સનો સમાવેશ કરો.
- મૂડને હળવો કરવા અને ઉદારતા ઉમેરવા માટે રમૂજનો ઉપયોગ કરો.
#1 માળખું
હું સૂચન કરું છું કે તમારા જ્ઞાન આધારને સંરચિત કરવું અત્યંત મહત્ત્વનું છે. દરેક લેખને સરળતાથી શોધી શકાય તેવી રીતે શ્રેણીઓ અને ઉપકેટેગરીઝ કેવી રીતે ગોઠવવી તે ધ્યાનમાં લો. તે તમારું પ્રાથમિક ધ્યાન હોવું જોઈએ.
ઉદ્દેશ્ય નેવિગેટિંગને સરળ બનાવવાનો છે જેથી તમારા વપરાશકર્તાઓ તેમની પૂછપરછ અથવા સમસ્યાનો જવાબ શોધવામાં જેટલો સમય લે છે તે ઘટાડવા માટે.
યોગ્ય નોલેજ બેઝ સોફ્ટવેર પસંદ કરવું હિતાવહ છે, કારણ કે ત્યાં વિવિધ પસંદગીઓ છે જે તમે તમારી જરૂરિયાતને આધારે વૈવિધ્યસભર લાક્ષણિકતાઓ અને ડિઝાઇન્સ રજૂ કરી શકો છો.
ConveyThis પર અમે હેલ્પ સ્કાઉટનો ઉપયોગ કરીએ છીએ.
#2 પ્રમાણિત નમૂના બનાવો
ત્યારપછીનો મારો વિચાર તમારા લેખોને એકરૂપ બનાવવા માટેનો નમૂનો તૈયાર કરવાનો છે. આ નવા દસ્તાવેજોની રચનાને સરળ બનાવશે, અને તે ખાતરી આપવાનો પણ એક માર્ગ છે કે વપરાશકર્તાઓ તમારા બધા રેકોર્ડ્સમાંથી શું અપેક્ષા રાખે છે તે સમજે છે.
પછી હું લેખોને ઉપલબ્ધ બનાવવા અને સમજવા માટે સીધા બનાવવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું સૂચન કરું છું, ખાસ કરીને જો તમે કંઈક અટપટું સમજાવતા હોવ.
વ્યક્તિગત રીતે, હું એક પગલું-દર-પગલાની માર્ગદર્શિકા સાથે પ્રક્રિયાને સમજાવવાનું પસંદ કરું છું, તેને દૃષ્ટિની આકર્ષક બનાવવા માટે દરેક પગલા પર એક છબીનો સમાવેશ કરીને.
અમે અમારી માર્કેટિંગ ટુકડી સાથે પણ ભાગીદારી કરી રહ્યા છીએ જેઓ અમારા ConveyThis સહાયતા લેખો સાથે અદભૂત વિડિઓઝ બનાવી રહ્યાં છે જેને અમે લેખની શરૂઆતમાં એમ્બેડ કરીએ છીએ જેથી વાચકને વિકલ્પ મળે.
#3 તમારા જ્ઞાન આધાર પર શું હોવું જોઈએ તે પસંદ કરવું
આ એકદમ સરળ છે કારણ કે તમે તમારી ગ્રાહક સેવા ટીમને વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો પર ડ્રો કરી શકો છો.
તમારા ગ્રાહકો સાથે સીધી વાતચીત કરતા કર્મચારીઓ મુશ્કેલીના ક્ષેત્રોને ઓળખે છે. જ્યારે તે મુદ્દાઓને સંબોધવામાં આવે છે, ત્યારે તમે એવી ક્વેરી તરફ આગળ વધી શકો છો જે વારંવાર ઉદભવતી નથી, પરંતુ તે તમારા ઇનબોક્સમાં સતત હાજરી રહે છે.
ConveyThis પર અમે ઇમેઇલ કેસ અને અમારા વપરાશકર્તાઓ સાથેની વાતચીતોમાંથી પ્રતિસાદનો પણ ઉપયોગ કરીએ છીએ, અને જો આપણે જાણીએ છીએ કે કોઈ ચોક્કસ વિષય પર કંઈક સમજી શકાય તેવું નથી, તો અમે એક નવો લેખ બનાવીએ છીએ.
#4 નેવિગેશન
મેં અગાઉ ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, નેવિગેશન અત્યંત નિર્ણાયક છે; અમારા કિસ્સામાં, અમારી 90% થી વધુ સામગ્રી દરેક લેખના તળિયે સ્થિત "સંબંધિત લેખો" વિભાગ દ્વારા ઍક્સેસ કરવામાં આવે છે.
આ સંભવિત આગામી પૂછપરછો દર્શાવે છે કે જેના વિશે વપરાશકર્તા જાગૃત રહેવાની ઈચ્છા રાખશે, આમ તેમને પોતાને જવાબો શોધવાની મુશ્કેલીમાંથી બચાવે છે.
#5 તમારા જ્ઞાન આધારને જાળવી રાખો
એકવાર તમે ConveyThis સાથે તમારા જ્ઞાનનો આધાર સ્થાપિત કરી લો, પછી કામ ત્યાં અટકતું નથી. દસ્તાવેજોનું સતત નિરીક્ષણ, તેને અપડેટ કરવું અને નવી સામગ્રી ઉમેરવાથી ખાતરી થશે કે તમારો જ્ઞાન આધાર અદ્યતન અને સુસંગત રહેશે.
ConveyThis તેના ઉત્પાદનને સતત વધારી રહ્યું છે અને નવી સુવિધાઓ રજૂ કરી રહ્યું છે, દરેક નવા અપડેટ માટે દસ્તાવેજીકરણ પ્રદાન કરવું આવશ્યક છે.
ConveyThis જ્ઞાન આધાર પર હું દર અઠવાડિયે લગભગ 3 કલાક વિતાવવાનું વલણ રાખું છું. નવા લેખો બનાવવા અને હાલના લેખોમાં ફેરફાર કરવા તે ખૂબ જ કપરું હોઈ શકે છે, પરંતુ અંતે તે મૂલ્યવાન છે કારણ કે તે અમારી સપોર્ટ ટીમ અને ગ્રાહકો બંનેને સહાય કરે છે.
જ્યારે દસ્તાવેજો સુધારવાની વાત આવે છે, ત્યારે લેખો કેટલા સફળ છે તેનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે અમે પ્રતિસાદ પર આધાર રાખીએ છીએ, તેથી જ ConveyThis નો ઉપયોગ કરીને અમારા ગ્રાહકો સાથે સતત વાતચીત કરવી અમારા માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.
અમારી પાસે ConveyThis સપોર્ટ ટીમને સમર્પિત એક Slack ચેનલ છે જ્યાં અમે અમારા વપરાશકર્તાઓ તરફથી પ્રાપ્ત થતી વિવિધ વિનંતીઓ અને ટિપ્પણીઓને શેર કરી શકીએ છીએ. જ્યારે કોઈ લેખને અપડેટ કરવાની જરૂર હોય ત્યારે મને શોધવામાં સક્ષમ કરવામાં આ ખાસ કરીને ફાયદાકારક છે.
#6 ગ્રાહકનો સંતોષ બનાવવો
એકંદરે, હું માનું છું કે ગ્રાહકોનો સંતોષ વધારવા માટે જ્ઞાનનો આધાર જરૂરી છે. ConveyThis નો ઉપયોગ કરતી વખતે અમારા વપરાશકર્તાઓ સંભવિત રૂપે આવી શકે તેવા પ્રશ્નોની અપેક્ષા રાખવા માટે અમે સતત પ્રયત્નશીલ રહીએ છીએ.
ખરેખર, અમે બધા સમજીએ છીએ કે જ્યારે તમે કોઈ સમસ્યાનો જવાબ શોધી શકતા નથી ત્યારે તે કેટલું ચિડાઈ શકે છે, આ જ કારણ છે કે અમે અમારા જ્ઞાન આધાર પર વિવિધ દસ્તાવેજો દ્વારા સરળ જવાબો અને ઝડપી વ્યવસ્થા આપવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છીએ.
જ્યારે હું જૂન 2019 માં ConveyThis માં જોડાયો હતો, ત્યારે અમારા જ્ઞાન આધાર માટે અમારી પાસે દર અઠવાડિયે લગભગ 1,300 મુલાકાતો હતી, સમય જતાં આ સંખ્યામાં સતત વધારો થયો છે અને હવે અમે અઠવાડિયામાં 3,000 થી 4,000 મુલાકાતો મેળવીએ છીએ. મુલાકાતોમાં થયેલો આ ઉછાળો સીધો જ અમારા વપરાશકર્તા આધારમાં વૃદ્ધિ સાથે સંકળાયેલો છે.
પરંતુ, રસપ્રદ બાબત એ છે કે અમે FAQ માંથી આવતી પૂછપરછની સંખ્યાને સ્થિર રાખવામાં વ્યવસ્થાપિત છીએ.
વાસ્તવમાં, ConveyThis માટે આભાર, અમે જ્ઞાન આધાર પૃષ્ઠો દ્વારા મોકલવામાં આવેલા ઇમેઇલ્સની સંખ્યાને અવલોકન કરી શકીએ છીએ. આ આંકડો સામાન્ય રીતે દર અઠવાડિયે લગભગ 150 કેસ હોય છે, તેમ છતાં ગયા વર્ષે મુલાકાતોની સંખ્યામાં બે ગણો વધારો થયો છે. આ ખરેખર પ્રેરણાદાયક છે અને મને તેના પર કામ કરવાનું ચાલુ રાખવા પ્રોત્સાહિત કરે છે!
#7 બહુભાષી જ્ઞાનનો આધાર
હાલમાં અમારી પાસે અમારા જ્ઞાન આધાર પર ફ્રેન્ચ અને અંગ્રેજી છે. ફ્રેન્ચ અનુવાદની સકારાત્મક અસર હતી કારણ કે અમારા ફ્રેન્ચ વપરાશકર્તાઓ વિવિધ લેખો દ્વારા વધુ સરળતાથી નેવિગેટ કરી શકતા હતા ConveyThis માટે આભાર.
તે અમુક ટેકનિકલ લેખો માટે અમુક અનુવાદોમાં કેટલાક મેન્યુઅલ ફેરફારો જરૂરી છે, પરંતુ મેં ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, વપરાશકર્તા અનુભવમાં સુધારો હંમેશા યોગ્ય છે.
#8 અન્ય લોકો પાસેથી પ્રેરણા લો: જ્ઞાન આધાર ઉદાહરણો
ગ્રાઉન્ડ ઉપરથી વ્યાપક સમજણ બનાવતી વખતે અન્ય લોકો પાસેથી સમજ મેળવવી એ હંમેશા શ્રેષ્ઠ પ્રારંભિક બિંદુ છે. તમારા જેવા જ ક્ષેત્રમાં હોય તેવા વ્યવસાયો અથવા તદ્દન અલગ સેવાઓ પ્રદાન કરતા હોય તેવા વ્યવસાયોને જોવું, મેં ઉપર જણાવેલ તમામ મુદ્દાઓ માટે વિચારોનો ઉત્તમ સ્ત્રોત બની શકે છે.
મેં કેટલાક સર્જનાત્મક વિચારોને ઉજાગર કરવા અને ConveyThis’s બનાવવાની પ્રેરણા મેળવવા માટે વિવિધ જ્ઞાન આધારો શોધવામાં થોડો સમય પસાર કર્યો છે.
ઉદાહરણ તરીકે, હું ConveyThis વસ્તુઓ કરી રહ્યું છે તેટલી સ્પષ્ટ રીતે લેખો કંપોઝ કરવાનો પ્રયાસ કરું છું. લેખો જે રીતે કંપોઝ કરવામાં આવ્યા છે અને જે રીતે પદાર્થ બતાવવામાં આવ્યો છે, તે તેમને સમજવા માટે સરળ બનાવે છે અને દિશાઓને અનુસરવા માટે સરળ બનાવે છે તેની હું પ્રશંસા કરું છું.
મેં ConveyThis FAQ પૃષ્ઠોમાંથી કેટલાક ખરેખર જબરદસ્ત વિચારો પર પણ ઠોકર મારી છે જે તદ્દન વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમારે વિવિધ લેખો જોવાની જરૂર હોય. વધુમાં, તેઓ સામગ્રીની સુવાચ્યતા વધારવા માટે ઘણા બધા વિઝ્યુઅલ્સનો સમાવેશ કરે છે, જે વપરાશકર્તાઓ માટે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે.
તો, તમારો જ્ઞાન આધાર શરૂ કરવા તૈયાર છો?
તમારા પોતાના જ્ઞાનના આધારને તૈયાર કરવા માટે તે ડરામણી દેખાઈ શકે છે, તેમ છતાં તેના ફાયદા પુષ્કળ છે.
તમારા વપરાશકર્તાઓ માટે ઉપયોગી સામગ્રી અને સહાયક ટિકિટોની ઓછી માત્રાનો અર્થ એ છે કે દરેક જણ ખુશ છે! આમાં તમારો સમય અને શક્તિનું રોકાણ લાંબા ગાળે ડિવિડન્ડ ચૂકવશે.
ConveyThis માટે કોઈ મદદની જરૂર છે? શા માટે અમારા જ્ઞાન આધાર પર એક નજર નાખો 😉.
પ્રારંભ કરવા માટે તૈયાર છો?
ભાષાંતર, માત્ર ભાષાઓ જાણવા કરતાં વધુ, એક જટિલ પ્રક્રિયા છે. અમારી ટીપ્સને અનુસરીને અને ConveyThis નો ઉપયોગ કરીને, તમારા અનુવાદિત પૃષ્ઠો તમારા પ્રેક્ષકો સાથે પડઘો પાડશે, લક્ષ્ય ભાષામાં મૂળ લાગે છે. જ્યારે તે પ્રયત્નોની માંગ કરે છે, પરિણામ લાભદાયી છે. જો તમે વેબસાઇટનું ભાષાંતર કરી રહ્યાં છો, તો ConveyThis સ્વયંચાલિત મશીન અનુવાદ સાથે તમારા કલાકો બચાવી શકે છે.
ConveyThis 7 દિવસ માટે મફત અજમાવી જુઓ!