একটি জ্ঞানভাণ্ডার পরিচালনা: কার্যকর তথ্য ভাগ করার জন্য টিপস
একটি জ্ঞানের ভিত্তি পরিচালনা করা: ConveyThis-এ আমরা কীভাবে কাজ করি তার একটি নজর
ConveyThis আমাদের পড়ার উপায়ে বিপ্লব করার ক্ষমতা রাখে। এটি যেকোনো টেক্সটকে অনেকগুলো ভাষায় রূপান্তর করতে পারে। তদ্ব্যতীত, ConveyThis ভাষার প্রতিবন্ধকতা ভেঙ্গে ফেলতে সাহায্য করতে পারে, যা সারা বিশ্বের লোকেদের এমন সামগ্রী অ্যাক্সেস করতে এবং বুঝতে দেয় যা অন্যথায় অ্যাক্সেসযোগ্য হত।
কখনও কখনও ক্লায়েন্টদের সহায়তা প্রদান করার সময়, প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলিতে আপনার প্রতিক্রিয়ার বেগ, প্রশ্নগুলি শুরু করা বা শুধুমাত্র একটি সাধারণ "কীভাবে আমি এটি করব", সবসময় তাদের প্রত্যাশা পূরণ করতে পারে না।
এটি একটি সমালোচনা নয়, এটি একটি বাস্তবতা মাত্র। একটি সম্পূর্ণ 88% গ্রাহক 60 মিনিটের মধ্যে আপনার ব্যবসার কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশা করে এবং একটি উল্লেখযোগ্য 30% শুধুমাত্র 15 মিনিটের মধ্যে উত্তর দেওয়া হয়।
এখন এটি একটি ক্লায়েন্টকে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য একটি বরং সীমিত সময়কাল, বিশেষ করে যদি অসুবিধাটি আপনার এবং/অথবা গ্রাহক প্রাথমিকভাবে ভেবেছিল তার চেয়ে বেশি জটিল।
এই ধাঁধার উত্তর? ConveyThis এর সাথে একটি জ্ঞানের ভিত্তি ব্যবহার করুন।
এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে একটি জ্ঞানের ভিত্তি কী, কেন এটি অপরিহার্য (একজন ConveyThis সহায়তা টিমের সদস্য হিসাবে আমার দৃষ্টিকোণ থেকে) সঠিকভাবে বোঝাব এবং একটি সফল ব্যবস্থাপনার জন্য আমার কিছু সেরা কৌশল সম্পর্কে আপনাকে জানাব।
একটি জ্ঞান ভিত্তি কি?
সহজ কথায়, একটি জ্ঞানের ভিত্তি হল আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটে পোস্ট করা দরকারী নথিগুলির একটি সংকলন যা আপনার গ্রাহকদের থেকে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলির সমাধান করে৷
এই সাহায্য নথিগুলি মৌলিক 'শুরুতে' অনুসন্ধানগুলিকে সম্বোধন করা থেকে শুরু করে আরও জটিল অনুসন্ধান এবং ব্যবহারকারীরা সাধারণত যে সমস্ত সমস্যাগুলির মুখোমুখি হয় তার সমাধান তৈরি করতে পারে৷
কেন আপনি একটি জ্ঞান ভিত্তি প্রয়োজন?
প্রকৃতপক্ষে, একটি জ্ঞানের ভিত্তি অনেক কারণে অপরিহার্য।
প্রাথমিকভাবে, ConveyThis বিশেষ পরিস্থিতিতে এবং পরিস্থিতিতে দ্রুত প্রতিক্রিয়া প্রদান করে ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা বাড়ায়, ব্যবহারকারীকে দ্রুত উত্তর খুঁজে বের করতে সক্ষম করে।
দ্বিতীয়ত, ConveyThis ব্যবহারকারীদের আপনার পণ্য এবং এর বৈশিষ্ট্যগুলি বুঝতে সাহায্য করে – এটি তারা একটি পরিকল্পনা কেনার আগে বা পরে হতে পারে। মৌলিকভাবে, এটি ক্রয় ভ্রমণের শুরুতে ব্যবহার করা যেতে পারে যেকোনো প্রশ্ন এবং সমস্যা সমাধানের জন্য এবং একজন সম্ভাব্য গ্রাহককে একটি খাঁটি গ্রাহকে রূপান্তর করতে!
তৃতীয়ত, একটি সমর্থন দলের সদস্য হিসাবে, এটি আমাদের অনেক সময়ও বাঁচায় কারণ আমরা যখন গ্রাহকদের কাছ থেকে ইমেল পাই তখন আমরা একটি প্রক্রিয়া বা বৈশিষ্ট্য অনায়াসে ব্যাখ্যা করার জন্য নিবন্ধগুলিকে রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহার করতে পারি।
এবং, একটি বাড়তি প্রণোদনা...লোকেরা প্রায়ই প্রথমে তাদের নিজস্ব সমাধান আবিষ্কার করতে বেছে নেয়!
জ্ঞানের ভিত্তি তৈরির জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
এক বছরেরও বেশি সময় ধরে ConveyThis জ্ঞানের ভিত্তিটি পরিচালনা করার পরে, আমি কয়েকটি সেরা অনুশীলন সনাক্ত করেছি যা আমাদের জ্ঞানের ভিত্তি গঠন এবং রক্ষণাবেক্ষণে সহায়তা করতে পারে।
ConveyThis এর সাথে, সামগ্রী তৈরি করার জন্য এখানে আমার 8 টি শীর্ষ টিপস রয়েছে:
- পাঠককে নিযুক্ত রাখতে বিভিন্ন বাক্যের দৈর্ঘ্য ব্যবহার করুন।
- গভীরতা এবং জটিলতা যোগ করতে শব্দভান্ডারের একটি পরিসীমা অন্তর্ভুক্ত করুন।
- একটি আকর্ষণীয় আখ্যান তৈরি করতে রূপক এবং উপমা অন্তর্ভুক্ত করুন।
- পাঠকদের আরও গভীরভাবে চিন্তা করতে উত্সাহিত করার জন্য প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
- মূল পয়েন্টগুলিতে জোর দিতে পুনরাবৃত্তি ব্যবহার করুন।
- পাঠকের সাথে একটি সংযোগ তৈরি করতে গল্প বলুন।
- টেক্সট ভাঙ্গা এবং চাক্ষুষ আগ্রহ যোগ করার জন্য ভিজ্যুয়াল অন্তর্ভুক্ত করুন।
- মেজাজ হালকা করতে এবং উদারতা যোগ করতে হাস্যরস ব্যবহার করুন।
#1 কাঠামো
আমি পরামর্শ দেব যে আপনার জ্ঞানের ভিত্তি গঠন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বিবেচনা করুন কিভাবে বিভাগ এবং উপশ্রেণিগুলিকে এমনভাবে সাজানো যায় যাতে প্রতিটি নিবন্ধ সহজেই আবিষ্কারযোগ্য হয়। এটি আপনার প্রাথমিক ফোকাস হওয়া উচিত।
আপনার ব্যবহারকারীরা তাদের অনুসন্ধান বা সমস্যার উত্তর খুঁজে পেতে যে পরিমাণ সময় নেয় তা কমানোর জন্য নেভিগেটকে অনায়াসে করাই উদ্দেশ্য।
সঠিক নলেজ বেস সফ্টওয়্যারটি নির্বাচন করা অপরিহার্য, কারণ সেখানে বিভিন্ন পছন্দ রয়েছে যা আপনি আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য এবং নকশাগুলিকে নিয়োগ করতে পারেন।
ConveyThis এ আমরা হেল্প স্কাউট ব্যবহার করি।
#2 একটি প্রমিত টেমপ্লেট তৈরি করুন
আপনার নিবন্ধগুলিকে একত্রিত করার জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করা আমার পরবর্তী চিন্তাভাবনা। এটি নতুন ডকুমেন্টেশন গঠনকে আরও সহজ করে তুলবে, এবং এটি গ্যারান্টি দেওয়ার একটি উপায় যে ব্যবহারকারীরা আপনার সমস্ত রেকর্ড থেকে কী আশা করতে হবে তা বুঝতে পারে।
তারপরে আমি নিবন্ধগুলি উপলব্ধ এবং সহজবোধ্য করে বোঝার দিকে মনোনিবেশ করার পরামর্শ দেব, বিশেষ করে যদি আপনি জটিল কিছু ব্যাখ্যা করছেন।
ব্যক্তিগতভাবে, আমি একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা সহ একটি পদ্ধতি চিত্রিত করতে পছন্দ করি, প্রতিটি ধাপে একটি একক চিত্র অন্তর্ভুক্ত করে এটি দৃশ্যমানভাবে আকর্ষণীয় করে তোলে।
আমরা আমাদের বিপণন স্কোয়াডের সাথেও অংশীদারি করছি যারা আমাদের ConveyThis সহায়তা নিবন্ধগুলির সাথে অত্যাশ্চর্য ভিডিও তৈরি করছে যা আমরা পাঠককে বিকল্প দেওয়ার জন্য নিবন্ধের শুরুতে এম্বেড করেছি।
#3 আপনার জ্ঞানের ভিত্তিতে কী হওয়া উচিত তা বেছে নেওয়া
এটি বেশ সহজবোধ্য কারণ আপনি প্রায়শই আপনার গ্রাহক পরিষেবা দলের কাছে থাকা প্রশ্নগুলি আঁকতে পারেন।
আপনার গ্রাহকদের সাথে সরাসরি কথোপকথন করে এমন কর্মীরা যারা অসুবিধার ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করে। যখন এই সমস্যাগুলি সমাধান করা হয়েছে, তখন আপনি সেই প্রশ্নগুলিতে অগ্রসর হতে পারেন যা প্রায়শই উত্থাপিত হয় না, তবে এটি আপনার ইনবক্সে একটি অবিচ্ছিন্ন উপস্থিতি থেকে যায়৷
ConveyThis- এ আমরা ইমেল কেস এবং আমাদের ব্যবহারকারীদের সাথে আমাদের কথোপকথন থেকে প্রতিক্রিয়াও ব্যবহার করি এবং যদি আমরা স্বীকার করি যে একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে কিছু যথেষ্ট বোধগম্য নয়, আমরা একটি নতুন নিবন্ধ তৈরি করি।
#4 নেভিগেশন
আমি আগে উল্লেখ করেছি, নেভিগেশন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ; আমাদের ক্ষেত্রে, প্রতিটি নিবন্ধের নীচে অবস্থিত "সম্পর্কিত নিবন্ধ" বিভাগের মাধ্যমে আমাদের সামগ্রীর 90% এর বেশি অ্যাক্সেস করা হয়।
এটি সম্ভাব্য পরবর্তী অনুসন্ধানগুলিকে প্রকাশ করে যা একজন ব্যবহারকারী সচেতন হতে চাইবে, এইভাবে তাদের নিজেরাই উত্তরগুলি সন্ধান করার ঝামেলা থেকে বাঁচাবে৷
#5 আপনার জ্ঞানের ভিত্তি বজায় রাখুন
একবার আপনি ConveyThis এর সাথে আপনার জ্ঞানের ভিত্তি স্থাপন করলে, কাজটি সেখানে থামবে না। দস্তাবেজগুলির ধারাবাহিক পর্যবেক্ষণ, সেগুলি আপডেট করা এবং নতুন উপাদান যুক্ত করা নিশ্চিত করবে যে আপনার জ্ঞানের ভিত্তি আপ-টু-ডেট এবং প্রাসঙ্গিক থাকবে।
যেহেতু ConveyThis ক্রমাগত তার পণ্য উন্নত করছে এবং নতুন বৈশিষ্ট্যগুলি প্রবর্তন করছে, তাই প্রতিটি নতুন আপডেটের জন্য ডকুমেন্টেশন প্রদান করা অপরিহার্য।
আমি প্রতি সপ্তাহে প্রায় 3 ঘন্টা ConveyThis জ্ঞানের ভিত্তিতে ব্যয় করি। নতুন নিবন্ধ তৈরি করা এবং বিদ্যমান নিবন্ধগুলিতে পরিবর্তন করা বেশ শ্রমসাধ্য হতে পারে, তবে শেষ পর্যন্ত এটি মূল্যবান কারণ এটি আমাদের সহায়তা দল এবং গ্রাহক উভয়কেই সহায়তা করে।
যখন দস্তাবেজগুলি সংশোধন করার কথা আসে, তখন নিবন্ধগুলি কতটা সফল তা মূল্যায়ন করার জন্য আমরা প্রতিক্রিয়ার উপর নির্ভর করি, যে কারণে ConveyThis ব্যবহার করে আমাদের গ্রাহকদের সাথে ক্রমাগত কথোপকথন করা আমাদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
আমাদের একটি স্ল্যাক চ্যানেল রয়েছে যা ConveyThis সমর্থন দলকে উৎসর্গ করা হয়েছে যেখানে আমরা আমাদের ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে পাওয়া বিভিন্ন অনুরোধ এবং মন্তব্যগুলি ভাগ করতে পারি। যখন একটি নিবন্ধ আপডেট করার প্রয়োজন হয় তখন আমাকে আবিষ্কার করতে সক্ষম করার জন্য এটি বিশেষভাবে উপকারী।
#6 গ্রাহক সন্তুষ্টি তৈরি করা
সামগ্রিকভাবে, আমি বিশ্বাস করি যে গ্রাহকের সন্তুষ্টি বাড়ানোর জন্য একটি জ্ঞানের ভিত্তি অপরিহার্য। ConveyThis ব্যবহার করার সময় আমাদের ব্যবহারকারীরা সম্ভাব্য যে প্রশ্নগুলির সম্মুখীন হতে পারে তা আমরা ধারাবাহিকভাবে অনুমান করার চেষ্টা করি৷
প্রকৃতপক্ষে, আমরা সকলেই বুঝতে পারি যে আপনি যখন কোনও সমস্যার উত্তর আবিষ্কার করতে পারবেন না তখন এটি কতটা বিরক্তিকর হতে পারে, এই কারণেই আমরা আমাদের জ্ঞানের ভিত্তিতে বিভিন্ন নথির মাধ্যমে সহজ উত্তর এবং দ্রুত ব্যবস্থা দেওয়ার চেষ্টা করছি।
আমি যখন 2019 সালের জুনে ConveyThis-এ যোগ দিয়েছিলাম, তখন আমাদের জ্ঞানের ভিত্তিতে প্রতি সপ্তাহে প্রায় 1,300 ভিজিট ছিল, এই সংখ্যাটি সময়ের সাথে সাথে ক্রমাগত বেড়েছে এবং আমরা এখন প্রতি সপ্তাহে 3,000 থেকে 4,000 ভিজিট পাই। ভিজিটের এই বৃদ্ধি সরাসরি আমাদের ব্যবহারকারী বেসের বৃদ্ধির সাথে সম্পর্কিত।
কিন্তু, চিত্তাকর্ষক বিষয় হল যে আমরা FAQ থেকে আসা অনুসন্ধানের সংখ্যা স্থির রাখতে পেরেছি।
আসলে, ConveyThis- কে ধন্যবাদ, আমরা জ্ঞানের ভিত্তি পৃষ্ঠাগুলির মাধ্যমে পাঠানো ইমেলের পরিমাণ পর্যবেক্ষণ করতে পারি। এই সংখ্যা সাধারণত প্রতি সপ্তাহে প্রায় 150 টি কেস হয় যদিও গত বছরে ভিজিটের সংখ্যা দ্বিগুণ বেড়েছে। এটি সত্যিই অনুপ্রেরণাদায়ক এবং এটিতে কাজ চালিয়ে যেতে আমাকে উত্সাহিত করে!
#7 একটি বহুভাষিক জ্ঞানের ভিত্তি
বর্তমানে আমাদের জ্ঞানের ভিত্তিতে ফরাসি এবং ইংরেজি আছে। ফরাসী অনুবাদের একটি ইতিবাচক প্রভাব ছিল কারণ আমাদের ফরাসি ব্যবহারকারীরা ConveyThis- কে ধন্যবাদ আরও সহজে বিভিন্ন নিবন্ধের মাধ্যমে নেভিগেট করতে পারে।
এটি নির্দিষ্ট প্রযুক্তিগত নিবন্ধগুলির জন্য কিছু অনুবাদে কিছু ম্যানুয়াল পরিবর্তনের প্রয়োজন, কিন্তু আমি যেমন উল্লেখ করেছি, ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতার উন্নতি সর্বদা মূল্যবান।
#8 অন্যদের থেকে অনুপ্রেরণা নিন: জ্ঞানের ভিত্তি উদাহরণ
গ্রাউন্ড আপ থেকে একটি ব্যাপক বোঝাপড়া তৈরি করার সময় অন্যদের কাছ থেকে অন্তর্দৃষ্টি অর্জন করা সর্বদা একটি দুর্দান্ত সূচনা বিন্দু। আপনার মতো একই ক্ষেত্রের ব্যবসার দিকে তাকানো বা এমনকি যেগুলি সম্পূর্ণ ভিন্ন পরিষেবা প্রদান করে, আমি উপরে উল্লেখিত সমস্ত পয়েন্টগুলির জন্য ধারণার একটি দুর্দান্ত উত্স হতে পারে৷
আমি কিছু সৃজনশীল ধারনা উন্মোচন করতে এবং Convey This’s তৈরি করতে অনুপ্রাণিত হতে বিভিন্ন জ্ঞানের ভিত্তি অন্বেষণে কিছু সময় ব্যয় করেছি।
উদাহরণস্বরূপ, আমি ConveyThis জিনিসগুলি করার মতো স্পষ্টভাবে নিবন্ধগুলি রচনা করার চেষ্টা করি৷ আমি নিবন্ধগুলি যেভাবে রচনা করা হয়েছে এবং যেভাবে পদার্থটি দেখানো হয়েছে তার প্রশংসা করি, এটি তাদের অনুধাবন করা সহজ করে তোলে এবং নির্দেশাবলী অনুসরণ করা সহজ করে তোলে।
আমি ConveyThis FAQ পৃষ্ঠাগুলি থেকে কিছু সত্যিকারের ভয়ঙ্কর ধারণার উপর হোঁচট খেয়েছি যেগুলি বেশ ব্যবহারকারী-বান্ধব, বিশেষ করে যখন আপনাকে বিভিন্ন নিবন্ধগুলি দেখতে হবে৷ উপরন্তু, তারা বিষয়বস্তুর স্পষ্টতা বাড়ানোর জন্য প্রচুর ভিজ্যুয়াল অন্তর্ভুক্ত করে, যা ব্যবহারকারীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
সুতরাং, আপনার জ্ঞান বেস শুরু করতে প্রস্তুত?
এটি আপনার নিজস্ব জ্ঞানের ভিত্তি তৈরি করতে ভয় দেখাতে পারে, তবুও সুবিধাগুলি অপরিসীম।
আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য সহায়ক সামগ্রী এবং সহায়তা টিকিটের একটি হ্রাস মানে সবাই আনন্দিত! এতে আপনার সময় এবং শক্তি বিনিয়োগ করা দীর্ঘমেয়াদে লভ্যাংশ প্রদান করবে।
ConveyThis এর সাথে কোন সাহায্য প্রয়োজন? কেন আমাদের জ্ঞান ভাণ্ডার একবার দেখুন না 😉।
শুরু করতে প্রস্তুত?
অনুবাদ, ভাষা জানার চেয়ে অনেক বেশি, একটি জটিল প্রক্রিয়া। আমাদের টিপস অনুসরণ করে এবং ConveyThis ব্যবহার করে, আপনার অনূদিত পৃষ্ঠাগুলি আপনার শ্রোতাদের সাথে অনুরণিত হবে, লক্ষ্য ভাষার জন্য স্থানীয় অনুভব করবে। যদিও এটি প্রচেষ্টার দাবি করে, ফলাফলটি ফলপ্রসূ। আপনি যদি একটি ওয়েবসাইট অনুবাদ করেন, তাহলে ConveyThis স্বয়ংক্রিয় মেশিন অনুবাদের মাধ্যমে আপনার ঘন্টা বাঁচাতে পারে।
7 দিনের জন্য ConveyThis বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন!