Tudásbázis kezelése: Tippek a hatékony információmegosztáshoz

Egyszerűen fogalmazva, a tudásbázis olyan hasznos dokumentumok gyűjteménye, amelyeket az Ön cége webhelyén tesznek közzé, és amelyek az ügyfelek leggyakrabban feltett kérdéseire válaszolnak.

Ezek a súgódokumentumok az alapvető „kezdő” kérdések megválaszolásától a bonyolultabb kérdésekig, valamint a felhasználók által általában tapasztalt leggyakoribb problémák megoldásáig terjedhetnek.

 Miután már jó egy éve kezelem a ConveyThis tudásbázist, azonosítottam néhány bevált gyakorlatot, amelyek segíthetnek tudásbázisunk kialakításában és fenntartásában.

A ConveyThis segítségével íme a 8 legfontosabb tippem a tartalomkészítéshez:

1. Használjon különféle hosszúságú mondatokat, hogy leköti az olvasót.
2. Egy sor szókincs beépítésével mélyebbé és összetettebbé teheti.
3. Vegyen fel metaforákat és analógiákat, hogy érdekes elbeszélést hozzon létre.
4. Tegyen fel kérdéseket, hogy mélyebb gondolkodásra ösztönözze az olvasókat.
5. Használja az ismétlést a legfontosabb pontok hangsúlyozására.
6. Meséljen történeteket, hogy kapcsolatot teremtsen az olvasóval.
7. Illesszen be látványelemeket a szöveg feldarabolásához és vizuális érdeklődés növeléséhez.
8. Használja a humort a hangulat felvidításához és könnyedség fokozásához.

A következő gondolatom az, hogy készítsek egy sablont a cikkek homogenizálására. Ez egyszerűbbé teszi az új dokumentáció kialakítását, és egyúttal garantálja, hogy a felhasználók megértsék, mire számíthatnak az összes nyilvántartásból.

Ezután azt javaslom, hogy összpontosítson a cikkek elérhetővé és érthetővé tételére, különösen, ha valami bonyolult dolgot akar megvilágítani.

Személy szerint inkább egy lépésről-lépésre szóló útmutatóval illusztrálom az eljárást, minden lépéshez egyetlen képet beépítve, hogy látványosan vonzó legyen.

Emellett együttműködünk marketingcsapatunkkal, akik lenyűgöző videókat készítenek a ConveyThis segítő cikkeinket kísérve, amelyeket a cikkek elejére ágyazunk be, hogy az olvasónak legyen választási lehetősége.

Mint korábban említettem, a navigáció rendkívül fontos; esetünkben tartalmaink több mint 90%-a az egyes cikkek alján található „Kapcsolódó cikkek” szakaszon keresztül érhető el.

Ez felfedi azokat a valószínű következő kérdéseket, amelyekre a felhasználó kíváncsi lesz, így megkíméli őket attól a fáradságtól, hogy magának kell keresnie a válaszokat.

Összességében úgy vélem, hogy a tudásbázis elengedhetetlen az ügyfelek elégedettségének növeléséhez. Folyamatosan arra törekszünk, hogy előre lássuk azokat a kérdéseket, amelyekkel felhasználóink a ConveyThis használata során esetleg találkozhatnak.

Valójában mindannyian megértjük, milyen irritáló tud lenni, ha egy problémára nem találja meg a választ, ezért igyekszünk egyszerű válaszokat és gyors megoldásokat adni tudásbázisunk különböző dokumentumai révén.

Amikor 2019 júniusában csatlakoztam a ConveyThis-hez, hetente körülbelül 1300 látogatást tapasztaltunk a tudásbázisunkban, ez a szám az idő múlásával folyamatosan nőtt, és most heti 3000 és 4000 közötti látogatást érünk el. A látogatások számának ez a növekedése közvetlenül összefügg a felhasználói bázisunk növekedésével.

De az a lenyűgöző, hogy sikerült állandóan tartani a GYIK-ből érkező megkeresések számát.

Valójában a ConveyThis-nek köszönhetően megfigyelhetjük a tudásbázisoldalakon keresztül küldött e-mailek mennyiségét. Ez a szám általában heti 150 eset körül mozog, annak ellenére, hogy a látogatások száma az elmúlt évben megduplázódott. Ez nagyon inspiráló, és arra ösztönöz, hogy folytassam a munkát!

A másoktól való betekintés mindig nagyszerű kiindulópont az átfogó megértés alapjaitól való megteremtéséhez. Ha olyan vállalkozásokat keresünk, amelyek ugyanazon a területen tevékenykednek, mint Ön, vagy akár teljesen más szolgáltatásokat kínáló vállalkozásokat, akkor ez nagyszerű ötletforrás lehet a fent említett pontokhoz.

Eltöltöttem egy kis időt különböző tudásbázisok feltárásával, hogy kreatív ötleteket fedezzek fel és inspirálódjak ConveyThis-k építéséhez.

Például megpróbálok cikkeket olyan világosan megírni, ahogy ConveyThis teszi a dolgokat. Értékelem a cikkek megszerkesztésének és a tartalom bemutatásának módját, könnyen áttekinthetővé teszi őket, és az utasításokat is könnyen követhetővé teszi.

Néhány igazán nagyszerű ötletre bukkantam a ConveyThis GYIK oldalakon, amelyek meglehetősen felhasználóbarátak, különösen akkor, ha különféle cikkeket kell átnézni. Ezenkívül sok vizuális elemet is tartalmaznak a tartalom olvashatóságának javítása érdekében, ami rendkívül fontos a felhasználók számára.