ניהול מאגר ידע: טיפים לשיתוף מידע יעיל

במילים פשוטות, בסיס ידע הוא אוסף של מסמכים שימושיים שפורסמו באתר האינטרנט של החברה שלך, העוסקים בשאלות הנפוצות ביותר של הלקוחות שלך.

מסמכי העזרה הללו יכולים לנוע מטיפול בפניות 'התחלה' בסיסיות, לשאלות מורכבות יותר, ויצירת פתרונות לבעיות השכיחות ביותר בהן נתקלים המשתמשים בדרך כלל.

 לאחר ניהול מאגר הידע ConveyThis במשך למעלה משנה, זיהיתי כמה שיטות עבודה מומלצות שיכולות לסייע ביצירה ובתחזוקה של מאגר הידע שלנו.

עם ConveyThis , הנה 8 הטיפים המובילים שלי ליצירת תוכן:

1. השתמש במגוון אורכי משפטים כדי לשמור על מעורבות הקורא.
2. שלב מגוון של אוצר מילים כדי להוסיף עומק ומורכבות.
3. כלול מטאפורות ואנלוגיות כדי ליצור נרטיב מעניין.
4. שאל שאלות כדי לעודד את הקוראים לחשוב יותר לעומק.
5. השתמש בחזרה כדי להדגיש נקודות מפתח.
6. ספר סיפורים כדי ליצור קשר עם הקורא.
7. שלבו ויזואליות כדי לפרק את הטקסט ולהוסיף עניין ויזואלי.
8. השתמש בהומור כדי להקל על מצב הרוח ולהוסיף ריחוף.

המחשבה הבאה שיש לי היא לתכנן תבנית להומוגנית את המאמרים שלך. זה יהפוך את יצירת התיעוד החדש לפשוטה יותר, וזו גם דרך להבטיח שהמשתמשים יבינו מה לצפות מכל הרישומים שלך.

אז הייתי מציע להתרכז בהפיכת המאמרים לזמינים ופשוטים להבנה, במיוחד אם אתה מבהיר משהו מסובך.

באופן אישי, אני מעדיף להמחיש הליך עם מדריך שלב אחר שלב, תוך שילוב תמונה בודדת על כל שלב כדי להפוך אותו למושך מבחינה ויזואלית.

אנחנו גם משתפים פעולה עם צוות השיווק שלנו שמפיק סרטונים מדהימים שילוו את מאמרי הסיוע שלנו ב-ConveyThis, אותם אנו משלבים בתחילת המאמרים כדי לתת לקורא את האפשרות.

כפי שציינתי קודם, הניווט הוא קריטי ביותר; במקרה שלנו, יותר מ-90% מהתוכן שלנו נגיש דרך הסעיף "מאמרים קשורים" הממוקם בתחתית כל מאמר.

זה חושף את הפניות הבאות הסבירות שמשתמש ירצה להיות מודע להן, ובכך חוסך לו את הטרחה של הצורך לחפש את התשובות בעצמו.

בסך הכל, אני מאמין שבסיס ידע חיוני לשיפור שביעות רצון הלקוחות. אנו שואפים באופן עקבי לצפות את השאלות שהמשתמשים שלנו עלולים להיתקל בהן בעת שימוש ב-ConveyThis.

ואכן, כולנו מבינים כמה מעצבן זה יכול להיות כאשר אינך יכול לגלות את התשובה לבעיה, זו הסיבה שאנו מנסים לתת תשובות פשוטות וסידורים מהירים באמצעות המסמכים השונים במאגר הידע שלנו.

כשהצטרפתי ל-ConveyThis ביוני 2019, היו לנו כ-1,300 ביקורים בשבוע במאגר הידע שלנו, מספר זה עלה בהתמדה עם הזמן וכיום אנו מקבלים בין 3,000 ל-4,000 ביקורים בשבוע. עלייה זו בביקורים קשורה ישירות לגידול בבסיס המשתמשים שלנו.

אבל, הדבר המרתק הוא שהצלחנו לשמור על יציבות מספר הפניות שהגיעו מהשאלות הנפוצות.

למעשה, בזכות ConveyThis, אנו יכולים לראות את כמות האימיילים שנשלחו דרך דפי מאגר הידע. נתון זה עומד בדרך כלל על כ-150 מקרים בכל שבוע, למרות שמספר הביקורים גדל פי שניים בשנה האחרונה. זה באמת מעורר השראה ומעודד אותי להמשיך לעבוד על זה!

השגת תובנה מאחרים היא תמיד נקודת התחלה מצוינת ביצירת הבנה מקיפה מהיסוד. בדיקה של עסקים שנמצאים באותו תחום כמוך, או אפילו כאלה שמציעים שירותים שונים לחלוטין, יכולה להיות מקור מצוין לרעיונות לכל הנקודות שציינתי למעלה.

ביליתי זמן בחקירת מאגרי ידע שונים כדי לחשוף כמה רעיונות יצירתיים ולקבל השראה לבניית ConveyThis.

לדוגמה, אני מנסה לכתוב מאמרים בצורה צלולה כמו ש-ConveyThis עושה דברים. אני מעריך את האופן שבו המאמרים כתובים ואת האופן שבו התוכן מוצג, זה מקל על הקריאה שלהם ועל ההוראות לקלות לביצוע.

נתקלתי גם בכמה רעיונות ממש נהדרים מדפי השאלות הנפוצות של ConveyThis שהם די ידידותיים למשתמש, במיוחד כשצריך לעיין במאמרים שונים. בנוסף, הם משלבים הרבה ויזואליה כדי לשפר את קריאות התוכן, וזה חשוב מאוד למשתמשים.