كان العمل عن بُعد حلماً بالنسبة لبعضنا وتحدياً كاملاً للآخرين. هذا هو الواقع الحالي لمعظم الأشخاص الذين يفكرون في تغيير مهنتهم أو الأعمال التجارية التي انتقلت من المكتب إلى المكتب المنزلي ، وهذا هو بالضبط ما جعلنا وضع الوباء الحالي نفكر فيه منذ شهور. على الرغم من أن أسلوب العمل هذا لا يناسب كل الأعمال ، إلا أن هناك عددًا لا يحصى من الشركات التي تنتقل من مكاتبها المحلية إلى العديد من المنصات لإيجاد بدائل لتجنب ما قد يكون وضعًا مدمرًا لهم ولموظفيهم.
كموظف ، يأتي التحدي كجدول زمني جديد ، ومساحة مكتبية منزلية جديدة ، والقدرة على إدارة كمية المعلومات والمهام التي تم تكليفك بها في المكتب ، والبقاء على اتصال مع الفريق أو زملاء العمل أو المشرفين أو المديرين أو العملاء ، وإنفاق المزيد وقت العمل في المنزل على المسؤوليات اليومية. الأمر ليس أكثر بساطة من منظور مدير الأعمال ، فأنت لست مضطرًا فقط إلى إبقاء عينيك على بيع المنتج أو الخدمة ، بل تحتاج أيضًا إلى البقاء على اتصال مع الموظفين ، وإبقائهم على اطلاع ، وتحديث موقع الويب والتفاعل معهم العملاء المحتملين وكل هذا يحدث من المكتب المنزلي الذي أنشأته لإدارة هذا الموقف بأفضل ما يمكنك.
بصفتك قائدًا لعملك ، يجب أن يكون دعم فريقك ضروريًا ، واجعلهم دائمًا يشعرون أنك موجود لإبقائهم على اطلاع ، وفي حال احتاجوا إلى توجيهاتك ، فهذه هي أفضل طريقة لتحفيزهم ، في موقف قد يكون فيه معظمهم تشعر بعدم الارتياح قليلاً في البداية ، فأنت تلعب دورًا مهمًا في تعزيز الطاقة الجيدة في الفريق والحفاظ على تطور عملك.
والآن بعد أن حاول الكثيرون بالفعل العمل عن بُعد بنجاح ، إذا كنت تخطط لتطبيق استراتيجية العمل عن بُعد هذه على عملك ، فمن المهم بالنسبة لك أيضًا أن تفهم التحديات التي قد يواجهها موظفوك ، فهذه بعض المواقف الأكثر شيوعًا التي تمثل تحدي للعمال:
- تفاعل الفريق. عندما تكون معتادًا على المشاركة اليومية مع فريقك ، فإن قلة التفاعل قد تجعلك تشعر بالانفصال.
- يتأثر الوصول إلى المعلومات بالتأكيد بنقص الاتصال في الوقت الفعلي في المكتب ، في بعض الأحيان ، لا يكون كل موظف خبيرًا في الكمبيوتر وتمثل التكنولوجيا تحديًا على نفسها.
- الشعور بالعزلة أو الوحدة أمر شائع نتيجة أو عدم وجود تفاعل يومي في المكتب ، يدير معظم الموظفين مهام حيث يتفاعلون مع الآخرين مما يجعل العمل عن بُعد مرهقًا بعض الشيء.
- يمكن أن تكون الانحرافات المنزلية شائعة لأنها ستميل دائمًا إلى تركيز انتباههم على أطفالهم والتلفزيون والحيوانات الأليفة ، وبالطبع سيؤثر ذلك على إنتاجيتهم.
- الإفراط في العمل نتيجة لتنظيم جدول غير صحي ، لأنه في بعض الأحيان يمكن للموظف أن يعمل ساعات أكثر من المتوقع لأنهم يركزون على المهمة وينسون أن يأخذوا فترات راحة.
على الرغم من أن كل هذا يبدو صعبًا للغاية ، إلا أن العمل عن بُعد قد يكون مثمرًا مثل العمل في المكتب إذا عرفنا كيفية العثور على الموارد المناسبة لتقديم أفضل أداء من مكتبنا المنزلي ويمكن أن تساعدك النصائح التالية في تسهيل العملية:
عندما يكون الاتصال هو المفتاح ، يكون الاتصال هو كل شيء في العمل.
كما ذكرنا سابقًا ، يلعب التواصل دورًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بإنتاجية موظفينا ويرتبط ارتباطًا مباشرًا بنجاح أعمالنا ولهذا السبب عند العمل عن بُعد ، فإن العثور على النظام الأساسي الصحيح للتواصل مع فريقك أمر ضروري.
هناك الكثير من الأنظمة الأساسية الممتازة التي من شأنها أن تقدم تطبيقات الدردشة أو إدارة المهام أو أدوات مؤتمرات الفيديو ، كل هذا يتوقف على متطلباتك واحتياجاتك ، تأكد من إخبار فريقك بأنه لا ينبغي خلط حسابات العمل مع الحسابات الشخصية وبالطبع ، تجنب قلق الموظفين بشأن هذه التكنولوجيا الجديدة ، فمن المهم توفير التدريب المناسب بناءً على النظام الأساسي الذي تختاره. هذه الأنظمة الأساسية هي: Google Hangouts و Slack و Trello و Asana و Dropbox و Google Drive و Zoom و Skype على سبيل المثال لا الحصر.
الآن بعد أن اخترت النظام الأساسي الصحيح، قد تتساءل "كيف يمكنني متابعة فريقي؟"، بغض النظر عن حقيقة أنكم جميعًا تعملون عن بُعد، فإن فكرة تحسين التواصل لا تقتصر فقط على إرسال رسائل أو رسائل بريد إلكتروني تحتوي على إرشادات للقيام بمهمة محددة، يجب أن تكون قادرًا على الاستماع إلى موظفيك بالإضافة إلى تتبع ما يشعرون به وتبادل الأفكار من خلال المؤتمرات أو المناقشات على النظام الأساسي الذي اخترته والذي من شأنه أن يؤدي إلى إنتاجية أكثر وأفضل.
قد يقول بعض الخبراء أنه يمكن جدولة هذه الاجتماعات على أساس أسبوعي، لأنها ستساعد الفريق على الشعور بالروتين المكتبي، وسيتم إعادة إنشاء الديناميكية اليومية من خلال هذه الاجتماعات، مما يوفر لموظفيك الحافز الذي يحتاجون إليه وتحسين إدارة وقتهم.
وبما أنك ستكون مسؤولاً عن العمل والموظفين، مثل كل قائد جيد، فربما ترغب في إشراك فريقك في القرارات التي تتخذها. من المهم الحصول على تعليقات من موظفيك بالإضافة إلى منحهم الفرصة ليكونوا مسؤولين عن المشاريع ومشاركة الأفكار لتعزيز البدائل في المهام المستقبلية، فالموظفون كمصدر للإبداع اللامحدود هم أفضل حلفائك لإعطاء اتجاه مختلف، نهج مختلف لخطة عملك، بعيدًا عن تجاهل آرائهم، من الجدير الاستماع إليهم ودعمهم إذا لزم الأمر، فهذه طريقة جيدة لتعزيز النمو الوظيفي في الشركة.
كجزء من خطة عملك، هناك جانب مهم جدًا من المحتمل أن يجذب موظفيك للانضمام إلى الشركة، بغض النظر عما إذا كان عملك عن بعد مؤقتًا أو منصبًا ثابتًا، حيث أن كل شركة، قد يكون لدى شركتك ثقافة يجب عليك الحفاظ عليها، حدد قيمك وأخبر موظفيك عنها، يمكن أن يكون هذا أيضًا أحد موضوعات أحد المؤتمرات الأسبوعية معهم، واطلب أفكارًا جديدة لتحسين ثقافتك أو قم ببساطة بمناقشة قيمك الأساسية، فهذا من شأنه أن يساعد الموظفين على خلق شعور من الانتماء مع الشركة.
من المعروف أنه على الرغم من أن الفريق يعمل عن بعد، إلا أن الهدف المشترك سيكون الإنتاجية ولكن كما ذكرنا سابقًا، فإن بناء رابط قوي وبناء الثقة والتحفيز وخلق مساحة للتواصل المستمر سيساعدنا جميعًا في عملية تحقيق هدفنا المشترك.
من المهم أن نتذكر أن التواصل الاجتماعي هو جزء من الطبيعة البشرية مما يعني أن تحديد بعض المناسبات الاجتماعية من شأنه أن يحفز فريقنا بالتأكيد، كما أن أخذ بعض فترات الراحة على طول اليوم سيكون أمرًا صحيًا لتجنب خطر الإرهاق. قد تتساءل عن كيفية إعداد حدث اجتماعي عندما تكون الظروف الحالية ليست مناسبة، حسنًا، في هذه الحالة، ستكون المنصة المختارة لمؤتمرات العمل مثالية لاستراحة قهوة الصباح أو ساعة سعيدة يوم الجمعة، وألعاب الفريق و ربما يكون ما يأتي من إبداع فريقك فكرة جيدة للترويج لهذا الوقت الاجتماعي المهم.
عندما تدرك مدى أهمية الاهتمام بموظفيك عندما يعمل الفريق عن بعد، فمن المحتمل أنك تدرك أنه ليس كل المحادثات يجب أن تكون متعلقة بالعمل، فهذه فرصة جيدة لك لبناء نوع مختلف من التواصل مع موظفيك. للتعرف عليهم بشكل أفضل، من المفترض أن يتعرفوا عليك بشكل أفضل أيضًا، لذا كسر حاجز المدير الذي لا يمكن المساس به وأداء دورك القيادي من خلال إظهار اهتمامك بهم، وهنا حيث تعمل كلمات التحفيز والتشجيع بشكل مثالي.
لدى الموظفين دائمًا سبب "لماذا": البقاء في الشركة التي يعملون بها، سواء كان ذلك لتعلم مهارة جديدة، أو العمل في المجال الذي يحبونه، أو بيئة تنظيمية جيدة أو لمجرد أنهم يحصلون على رواتب جيدة. طوال سنوات بقائهم في الشركة، يعملون بجد لتحقيق الأهداف الشخصية والمهنية، ويمكن ملاحظة مواهبهم وخبراتهم ووقتهم وتقديرها في مكان آخر إذا لم تكافئهم على عملهم الشاق، ولهذا السبب في بعض الأحيان من الضروري التعبير عن امتنانك من خلال بطاقات الهدايا والمكافآت والخصومات والعديد من الاستراتيجيات الأخرى التي من شأنها بناء الالتزام وتحسين إنتاجيتك.
ليس هناك شك في أن معظم الصناعات حاولت الانتقال من المكتب إلى المكتب المنزلي بسبب الوضع الحالي وحتى عندما لم يكن الأمر كذلك ، فإن أولئك الذين يختارون العمل عن بُعد يواجهون العديد من التحديات. من الشعور بالعزلة ، والتشتت ، وعدم الارتياح ، والاعتياد على عمل جديد كليًا ديناميكيًا كل يوم ، إلى التعود على التقنيات والتطبيقات والمنصات الجديدة وحتى برامج الشركات التي من شأنها أن تسمح لهم بالمشاركة الفعالة وبناء إنتاجية الشركة. نظرًا لأننا جميعًا نعتاد على طريقة العمل الجديدة هذه ونتعلم عنها كل يوم ، فهناك جوانب فنية واجتماعية يجب وضعها في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بتعزيز الحافز والمشاركة والالتزام والنتائج الجيدة كقائد فريق ، في هذه الحالة ، أنت سيكون مسؤولاً عن فريقك ويجب أن يتعلم كيفية الإدارة الفعالة لجميع جوانب عملك ، بما في ذلك مدى جودة شاشتك ومكافأة فريقك على عملهم الجيد.